Consejos para mejorar la gestión documental
La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil y sencilla.
¿Cómo podemos mejorar la gestión documental?
- Transformar los documentos en papel a formato electrónico: Esto nos evitaría entre otras cosas la perdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc…
- Centralizar todos los documentos de la empresa.
- Catalogar la documentación con categorías, subcategorías y metadatos da como resultado que sea más fácil de organizar, buscar y recuperar. Un buscador por palabras clave puede facilitar resultados en pocos segundos.
- Establecer usuarios con perfiles de seguridad, donde los usuarios puedan acceder a la documentación que tengan acceso, evitando que se acceda a documentación sin permiso.
