Consejos para llevar a cabo una correcta gestión documental
A veces las empresas apuestan por un gestor documental, pero luego aseguran que no son capaces de optimizar correctamente sus procesos documentales. ¿Dónde está el fallo? No te pierdas nuestro post de esta semana con algunos consejos útiles para llevar a cabo una óptima gestión documental.
Para empezar, para que la implantación sea un éxito es necesario que el sistema de gestión documental sea integrado. Es decir, que se integre con las principales aplicaciones de negocio del mercado.
Asimismo, hay que tener en cuenta que se no trata de replicar todos los procesos que llevan a cabo en papel a digital porque, lo cierto es que lo que funciona con papel no funciona necesariamente en formato digital.
Todos los procesos han de ser analizados y comprendidos para que se optimicen y se transfieran a digital. Finalmente, los procesos se vuelven más eficientes, pero hasta que se adaptan, una empresa tiene que tener en cuenta la curva de aprendizaje y la aceptación de la nueva forma de trabajar.
La importancia de parametrizar
La gestión documental no puede ser igual para todo el mundo, para todas las empresas… Lo que para unos funciona no tiene porqué funcionar para otros. Por ello, es necesario desarrollar soluciones concretas, adaptadas a cada empresa, a las características de su actividad. Para ello, la plataforma debe parametrizarse adecuadamente.
Es vital que la solución escogida disponga de herramientas de workflow y colaboración. Hay que tener en cuenta que los documentos no son objetos estáticos, que soportan procesos de negocio y que se mueven y modifican con frecuencia, muchas veces por varias personas distintas.
Sin una consultoría de procesos inicial cualquier implantación estará abocada al fracaso
Hay que tener muy en cuenta que la gestión documental no consiste solo en eliminar o reducir el papel, hay que valorar todos los procesos relacionados con los documentos empresariales, el tipo de organización y sus necesidades.
La elección de una buena solución de gestión documental dependerá del análisis inicial ya que es uno de los procesos más importantes a la hora de desplegar una solución de estas características.
