Consejos para escoger el software de gestión documental adecuado
A la hora de escoger un software de gestión documental uno se puede encontrar perdido debido a la amplia oferta de soluciones existentes en el mercado. ¿Existe la solución correcta?, ¿Hay un software más adecuado para mi y para mis necesidades? ¿Cuál debo escoger?. El experto Sergio Gómez nos hablaba hace unos meses en neodoc de 9 consejos a tener en cuenta para que el proyecto de implementación de un ECM sea un éxito pero hoy queremos centrarnos en concreto en uno de ellos: «escoge la solución correcta«, nos decía Sergio.
Nosotros en neodoc, al igual que Sergio Gómez, opinamos que no existe mejor o peor sistema ECM – o de Gestión Documental – sino que existen sistemas que se adaptan mejor o peor a las necesidades de cada persona o de cada empresa. No es fácil elegir la solución correcta en un momento en que hay cientos de soluciones disponibles y todas con opciones y capacidades asombrosas. Pero, para facilitar un poco la tarea, podemos dividir las opciones en tres:
• La solución pequeña: Esta solución nace para satisfacer unos requisitos mínimos, pero, obviamente, al ser pequeña no es muy completa y no garantiza la escalabilidad para satisfacer las necesidades futuras de una empresa, es decir, si más adelante la empresa crece y tiene nuevas necesidades tendrá que adquirir un nuevo software. ¡Eso sí! Esta solución pequeña también tiene sus ventajas. La principal es que esta solución generalmente es menos costosa y es una buena opción si tu empresa es pequeña o si quiere incursionar en el tema con una inversión mínima y ya, a partir de ahí y sabiendo lo que se necesita, buscar una solución más robusta y escalable. La mayor desventaja es que si ésta no es escalable pondrá en riesgo tu empresa y, a medio plazo, tendrás que migrar a otra solución.
• La solución “de confort”: Es la que satisface todas tus necesidades en la actualidad, tanto técnicas como económicas, y que tiene la posibilidad de ampliar hasta cierto punto en el futuro. Es una solución que por lo general es muy reconocida en el mercado y tiene, incluso, la posibilidad de actualizar o agregar funcionalidades volviéndose más robusta y basada en buenas prácticas.
• La solución de las mejores prácticas: Representan el top de las opciones disponibles en el mercado. Están pensadas para ser soluciones escalables a muy largo plazo y permiten cubrir con creces tus necesidades actuales y también las futuras. Desafortunadamente, debido a los costes de licencias, adquisición y mantenimiento, son soluciones que no están al alcance de todas las empresas. Eso sí, como por lo general suelen ser soluciones modulares, se pueden dar implementaciones escalonadas o por fases, y esto hará menos fuerte el impacto económico.
