Confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos, tres características que toda gestión documental debe de cumplir
Si un elemento es importante en una gestión documental éste es, sin duda, la seguridad del mismo. La seguridad es básica y primordial en cualquier sistema, por ello una gestión documental que se precie ha de implementar los elementos tecnológicos más avanzados con el objetivo de velar por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos, tres características que todo sistema debe de cumplir.
Por ejemplo, es importante que el gestor te permita establecer en detalle los permisos de acceso de cada documento o contenido de forma individual. Es decir, que posea una gestión avanzada de permisos por roles, por usuarios y también por grupos.
Asimismo, existen gestores documentales que incluyen una herramienta de auditoría a nivel de documento y también a nivel global.
Otros factores que afectan a la seguridad y que también hay que tener en cuenta son la posible integración con otros sistemas de autenticación del tipo LDAP, Active Directory, OTP, Webseal, etc.
Y es que, aunque existe el mito de que la gestión documental no es segura y que los documentos están más seguros en formato papel, esto no es cierto y así nos lo confirmaron hace pocos días los expertos en nuestras encuestas neodoc.
«Miedo a perder documentos»
Luz García, por ejemplo, indicaba en la encuesta que «el mito que mas he oído es que con la gestión documental se pierden demasiados documentos y se destruyen». Algo con lo que la experta no está de acuerdo e insiste en la necesidad de contar con profesionales para que esto no pase. No todas las gestiones documentales son iguales, existen gestores más seguros y otros menos.
De igual modo de expresa la empresa ADABI de México y José Luis Muñoz, quienes aseguran que el mayor mito es decir: «en los archivos no se encuentra nada» y nos enseñan este vídeo de YouTube. Se trata de un cortometraje ganador del II concurso de vídeo convocado por la asociación SEDIC, en el año 2013. Un expediente importantísimo no aparece por ningún lado, ¿será capaz el archivero de encontrarlo…?
