¿Puede un gestor documental hacer más eficiente un estudio jurídico?

Uno de los rubros que trabaja con mayor cantidad de expedientes es el jurídico. Cuanto mayor es la actividad de un estudio jurídico, mayor es el número de expedientes, legajos, folios, carpetas que se van acumulando. No todos son de su propiedad, sino del cliente, del juzgado, de un colega, y a su vez con múltiples formatos y soportes.

Todos estos documentos son información importante para su labor y el acceso a esta, puede resultar vital para el éxito de las acciones acometidas. La rapidez, la eficiencia y la eficacia en el acceso a la información ahorran mucho tiempo y dinero. Todas estas son cualidades de un buen Gestor Documental, pieza clave a la hora de hablar de software jurídico.

Por lo tanto la Gestión Documental debe de ser uno de los principales objetivos de un Despacho de Abogados. Estamos hablando de un conjunto de medidas encaminadas a replicar digitalmente los procesos de trabajo con el objetivo de aumentar la productividad de un despacho, ya que el ámbito jurídico es uno de los que más puede beneficiarse de las soluciones de gestión documental, al trabajar intensamente con todo tipo de información sensible.

Seguridad y confidencialidad

La seguridad y confidencialidad están aseguradas gracias al control automatizado y al registro de las tareas que realiza cada usuario con los documentos – quién accede, cuándo, quién modifica, etc.-, de manera que el control y seguimiento sobre cualquier caso puede ser tremendamente exhaustivo, algo muy útil en procesos jurídicos.

Este tipo de soluciones elimina cualquier riesgo de extravío de datos o consulta de papeles, de manera que queda garantizada la confidencialidad con acceso por perfiles de usuario. Además, y de forma automática, se genera una copia de seguridad digital de todos los documentos, lo que evita la pérdida de información ante accidentes inesperados como puede ser un incendio o una inundación.

La gestión documental en el día a día

Tras la implantación de estas herramientas, diferentes bufetes de abogados han reorganizado su espacio de manera que han conseguido, por ejemplo, un nuevo despacho a partir de una sala que anteriormente era utilizada para almacenar documentos.

Otras empresas son hoy día capaces de atender peticiones que antes parecían imposibles, como por ejemplo enviar un testamento que fue firmado hace 15 años. Con una gestión documental adecuada es posible que el cliente, un minuto después de su petición, tenga el archivo en su bandeja de entrada.

Otro beneficio muy importante dentro del sector es la facilidad para trabajar con toda la documentación de un caso determinado desde casa o en un hotel durante un viaje de trabajo. “Es posible preparar un juicio con acceso on line a todos los datos, con lo que esto supone para las apretadas agendas de un abogado que en muchas ocasiones está fuera de su despacho y, por tanto, no tiene acceso a sus documentos ni puede desarrollar sus tareas con normalidad”.