¿Cómo cambia el día a día de una empresa gracias a la gestión documental?
Contar con un buen sistema de gestión documental (y saberlo utilizar de manera correcta), ayuda claramente a mejorar la productividad, consiguiendo mayor eficacia en las gestiones asociadas al uso de la información. Aporta dos tipos de ahorro básicos en el día a día de cualquier empresa, sea del sector que sea: ahorro de tiempo (toda la documentación es más fácil de localizar y se reducen los tiempos de respuesta de manera muy significativa) y ahorro de costes (espacios específicos dedicados al archivo, personal y otras acciones asociadas: reducción papel, toner para imprimir…)
Puede permitir también que la empresa consiga homologarse y/o certificarse en algunas normas internacionales, y por supuesto, ayuda al cumplimiento normativo en materia de protección de datos! También permite que se pongan al día en materia de conservación de documentación (normativas de conservación de documentos electrónicos)
Se evitan problemas habituales en el uso de la documentación/información como la duplicidad de registros. Mejora sustancialmente la movilidad, ya que permite que el equipo pueda consultar la documentación desde cualquier punto usando cualquier equipo con una conexión a Internet.
Hay que tener en cuenta que muchas de estas mejoras que nos aportan la GD, implican asumir un “riesgo” inicial y un coste de cambio, que no todas las empresas ven desde el principio. También hay que reseñar que la gestión documental puede obligar a llevar a cabo tareas que pueden ser complejas para compaginar con el core de la propia empresa (por ejemplo digitalizar los documentos que alimentan a un software de GD – sacar fuera de las oficinas el archivo físico -destruir documentación…) y sería muy interesante colaborar con una empresa experta en esas soluciones que nos ayude externalizando esos procesos.
Javi Diaz es consultor de MDA, empresa que ofrece, desde hace más de 29 años, servicios de gestión de información y documentación: custodia, digitalización y soluciones IT, destrucción confidencial certificada, apoyo de RRHH especializados, etc.
