Cloud computing y gestión documental
El término Cloud Computing viene del nombre que en inglés se le dio al procesamiento y almacenamiento de datos en servidores. El Cloud es lo que todos conocemos como “la nube”, un lugar de almacenamiento que aún pocos utilizamos y que será el futuro.
La nube / Cloud posee acceso inmediato, desde cualquier dispositivo. De ahí que cada vez vaya a ser más utilizada y no sólo por empresas, sino por cualquier persona para almacenar sus documentos, fotos, etc.
Cuando le llamamos Cloud o “nube” al lugar de almacenar nuestros documentos, muchos dudan de la eficacia y privacidad de este servicio, sin darse cuenta de que realmente ya lo están utilizando casi a diario, pero con otros nombres. ¿Quizás no utilizas en tu día a día Dropbox, Drive, Google docs, Google Calendar, Flickr, Picasa…? Pues todos esos servicios son nubes, son plataformas cloud donde almacenas y organizas tus documentos, tus fotos, etc.
Cada vez se está poniendo más en boga lo del Cloud por el auge de las oficinas sin papeles, la digitalización… Porque se dice que el siglo XXI tiene como reto la transformación digital, pero ya se lleva haciendo desde finales del siglo XX, no es nada nuevo. Y por eso, como no es nuevo y éramos conscientes de que las aplicaciones de almacenamiento tenían una “vida” limitada (como sabemos los discos duros externos o servidores fallan mucho y al cabo del tiempo dejan de funcionar), por eso se buscaron nuevas formas de almacenamiento, y el Cloud es, por ahora, lo más seguro que se ha creado.
Pero aun así, las instituciones y las empresas aún tienen ese “miedo” a lo desconocido, a la ciberdelincuencia…, pero son riesgos que también hay que correr.
¿Qué ocurre con la Gestión Documental y el Cloud?
Las empresas y las instituciones digitalizan documentos y quieren gestionarlo todo de manera inmediata, por lo que, con el Cloud se mejora la seguridad de los documentos, se ahorran costes, se aumenta la productividad… Son algunos de los beneficios.
Lo importante es que el crecimiento del Cloud va en aumento y sobre todo el Cloud público frente al privado. Esto hará que un futuro se trate la documentación más en la nube que en papel. No digo que vaya a desaparecer, pues el papel es muy importante en algunas ocasiones, pero se está imponiendo poco a poco y sin que nos demos cuenta el trabajo con el Cloud Computing, y para la gestión documental de empresas e instituciones es muy importante el ahorro de espacio y costes.
La autora: María Jesús Valseca
Consultora y experta en la gestión y tratamiento de la documentación y una de nuestras expertas más queridas y que más tiempo lleva colaborando con nosotros en #encuestasneodoc. Tras más de 10 años en el ámbito de los archivos, la documentación y la transcripción paleográfica, María ofrece desde 2014 sus servicios como freelance para proyectos nacionales y locales. Es además co-fundadora y responsable del área de archivística y patrimonio documental de la empresa Epsilon Gestión Documental y autora del blog archinfo20.es. Puedes leer aquí la entrevista que le hicimos en neodoc.
