Claves para lograr el éxito en la implantación de una gestión documental

Es cierto que cuantos más documentos haya en una oficina, más difícil es saber dónde encontrarlos, dónde archivarlos o qué hacer con ellos. Hoy en día vivimos además en un desmesurado crecimiento del universo digital por lo que los expertos nos animan a no «dormirnos en los laureles». «Es necesario apresurarse, porque cuanto más se retrasa la toma de decisión de establecer un sistema de gestión documental, la situación se torna más compleja y, en consecuencia, las posibles soluciones», explica en este artículo André Klein, consultor Freelance.

Antes de convertir un informe de papel en uno digitalizado hay que tener en cuenta algunos conceptos:

-¿Hay en la empresa el equipamiento necesario para que los empleados accedan a los documentos digitales?

-¿Es accesible un CD grabado 10 años antes?

-¿Cómo garantizar el copyright de un documento?

-¿Cómo asegurar que no se modifica un documento en su versión final?

-¿Que información tiene valor probatorio y legal?, ¿dónde y cómo almacenarla?

Ya nadie duda en la actualidad de que una correcta gestión documental ayuda a las empresas a mejorar su eficiencia. Pero ¿qué requiere una empresa para integrar un sistema de gestión documental? Algunas preguntas obligadas que deben plantearse antes de implementar un sistema de gestión documental son las siguientes:

-¿Hay que evitar duplicidades de documentos y y el uso de versiones desactualizadas?

-¿Se están extraviando registros de archivo o documentos críticos?

-¿Se necesitan disminuir los tiempos de recuperación?

-¿Se desea que una documentación sea accesible dentro de unos años?

-¿Desea gestionar el correo electrónico que contiene información relevante para la empresa?, ¿hace falta guardarlo?, ¿que seguridad ha de emplearse y como se almacena la información?

Antes de implementar un sistema de gestión documental debería realizar una auditoría de la información y del conocimiento que se tiene en la empresa. Además, es necesario definir unas pautas corporativas, que serán la base de la posterior gestión de los contenidos en nuestro sistema de gestión documental. De esta forma, el éxito depende de la planificación, pues permite priorizar y concretar las necesidades. Todo proyecto de implementación de un sistema de gestión documental debe ir acompañado de una visión global que no solo abarque «los documentos»: es vital hacer un análisis desde el punto de vista de la cultura corporativa y política de información de la empresa.

Finalmente, todo proyecto de adopción de un sistema de gestión documental obliga a un cambio cultural inevitable. Debe acoplarse a la política de información empresarial y de sus procedimientos y procesos para asegurar que la documentación y el conocimiento corporativo sean accesibles permanentemente.

Un artículo de André Klein, consultor Freelance para DocPath.