Cuando hablamos de instalar un nuevo sistema de gestión de documentos electrónicos, nos enfrentamos a una triste realidad: suelen ser más los fracasos que los aciertos. Y esto es, en gran medida, por el cambio cultural que dicho proceso supone. Cambiar el chip y reducir el uso del papel, es un cambio que impacta de muchas formas y a pesar de estar en pleno Siglo XXI, aún cuesta.

La transición del uso de soportes análogos a los digitales, trae consigo retos propios que no aparecen al instalar otros sistemas informáticos como un gestor de contabilidad, un gestor de clientes o un sistema web. Y para hacer un poco más complejo el asunto, muchas veces los “problemas” que hay en la Gestión Documental no son muy evidentes…

Cambiar el chip y reducir el uso del papel, es un cambio que impacta de muchas formas y a pesar de estar en pleno Siglo XXI, aún cuesta

Pero entonces, ¿por qué es tan difícil?, ¿Qué tiene de especial un software de gestión documental
que lo hace distinto a otros?
En realidad el “problema” es que al instalar un software de gestión documental, no asumimos en realidad un reto tecnológico, sino un cambio cultural, cambio de hábitos. Una revolución en la forma en como los usuarios, todos, van a trabajar y desarrollar sus procesos con el nuevo sistema.

Normalmente la instalación de cualquier otro sistema, implica un despliegue de capacitaciones y culturización que lleva incluso a que los funcionarios hagan cursos por sus propias cuentas, que lean libros y se capaciten para manejar el sistema con fluidez, miremos nada más como ocurre con office. Existen cientos de contenidos sobre ésta herramienta que, en muchos aspectos es elemental. Igual sucede con los sistemas contables, de procesos y demás, para los cuales, como ya mencioné, hay todo un portafolio de cursos, y el despliegue empresarial es igual.
Sin embargo, cuando se trata de un software de gestión documental normalmente no se acompaña de una formación específica para todos los usuarios.

Al instalar un software de gestión documental asumimos un cambio cultural, un cambio de hábitos

En la mayoría de los casos, solo el responsable del archivo y su equipo de trabajo, reciben capacitaciones básicas sobre su uso. Capacitaciones de no más de cuatro horas, en las que se pretende empapar al usuario sobre todo lo que el nuevo sistema es capaz de hacer. Y aquí es donde empiezan los problemas.

Me he encontrado con éstas situaciones en un par de ocasiones, y la verdad sea dicha, incluso yo en algún momento pretendí que un cliente aprendiera de un sistema con una mini capacitación. El asunto aquí, es que al final el usuario es el que termina frente al uso del sistema y ante todo el mundo, será el responsable por no haber prestado atención (pero, ¿a qué iba a prestar atención?)

Consejos para mejorar el proceso de instalación e implementación de un software de gestión documental

En vista de lo que he comentado y con el objetivo de brindar alguna ayuda a quienes se ven inmersos en el proceso de instalación e implementación de un software de gestión documental, voy a listar algunos aspectos de vital importancia, que espero tomen en cuenta. Al final, si la lista no es suficiente, siempre me podrán ubicar
y seguro podremos establecer un acuerdo de apoyo profesional. Ten en cuenta que el orden, no es relevante. Así que puedes empezar a leer por donde mejor consideres:

1. Hay que cambiar “hábitos de trabajo”, rutinas, formas de hacer las cosas. Y esto, sin duda, es mucho más complejo que el hecho de implementar un nuevo sistema. Acá se trata de llegar uno a uno a los usuarios, entenderlos y convencerlos. Hacerles ver las bondades del nuevo sistema. No es sencillo, pero, es quizá uno de los puntos más críticos.
2. Empezar por lo más fácil. Hay procesos que tienen muchas facilidades para evolucionar y adaptarse al nuevo sistema. Igual con las personas, hay quienes son más abiertos a lo que viene. Aprovecha y empieza por acá. Esto te irá dando victorias tempranas que ayudarán a convencer al resto.
3. Cada proceso y persona tienen su particularidad: No se pueden generar procesos iguales para el gestor comercial, que está el 90% del tiempo fuera de la oficina, que usa tu ipad para tomar notas y que tiene un CRM donde lleva toda su información que con el jurídico, que depende del papel pues en su concepto, es un soporte avalado legalmente. Acá hay que planificar el cambio en razón del proceso y la forma de trabajar de cada cual.
4. Organiza la casa. La Gestión Documental tiene un componente físico que no podemos dejar de lado. Pero más importante que eso, requiere de políticas y procesos claros, requiere de instrumentos y de responsabilidades bien definidas. Si no cuenta con una gestión documental normalizada, antes de iniciar el software, mi recomendación es que cambie el enfoque de su proyecto, organice muy bien lo que tiene y luego sí, piense en el software.
5. La estructura documental. Si ya tienes una gestión documental normalizada, seguro sabes de qué hablo. Se trata del Cuadro de Clasificación Documental, la estructura de “carpetas y sub carpetas” que visualmente, te permiten organizar la información de forma jerárquica y coherente. Pasar del uso de estantes y carpetas al digital, es muy sencillo si se hace la equivalencia funciona en este aspecto.
6. Descartar. Durante un tiempo, es mejor que descarte procesos y personas que pueden ser un retraso en tu plan de trabajo. No todos los procesos son iguales, y los procesos complejos requieren si o si que conozcas más de la empresa, ese conocimiento solo lo podrás adquirir, luego de conocer otros procesos. Con las personas es más por sus metodologías de trabajo y predisposición. Lo mejor, será tipificar y saber con quienes puedes o no iniciar el proceso de implementación del software.
7. Aliados estratégicos. El proveedor de tu software debe ser más que un proveedor. No es fácil, pero debes buscar esto. De forma que la relación comercial sea más amena y te hagas de conocimiento que te ayude a sobrellevar el proyecto de forma más eficiente.
8. No dejes de lado una consultoría. No es un secreto y no es preocupante. Tú y tu empresa no te las sabes todas en implementación de software de gestión de documentos y para ello hay profesionales que llevan años trabajando en el asunto y que seguro van a nutrir el proyecto y se van a convertir en tu mano derecha garantizando el éxito. Es una opción que recomiendo y en la cual seguro yo puedo ayudar.
9. No resta aclarar que el software de gestión documental es solo una parte de todo. El software por sí solo no será capaz de solucionar o hacer nada. Requiere de parametrización, de que la gente lo use y que se actualice y ajuste a la evolución de su empresa.
10. 1Ahora, es importante también resaltar que el software de gestión documental debe hablar con todos los demás sistemas de la empresa, de forma que la gestión de archivos y de información esté centralizada en un solo lugar. De eso se trata la Gestión Documental. Y como ya dije antes, el software es solo una parte del rompecabezas.

El autor del post

Sergio Gómez Flórez es analista de Proyectos en ALARCHIVO y miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas. Sergio acumula gran experiencia en administración de archivos, elaboración, actualización e implementación de instrumentos de archivo y, en los últimos años, se ha dedicado a la implantación de software de gestión de documentos electrónicos. Ha recibido capacitaciones en temas relacionados con sistemas de gestión de Calidad, ISO 15489 y gestión de documentos electrónicos, entre otros temas. Asimismo, ha participado como docente y conferenciante en múltiples eventos y cursos relacionados con gestión de documentos electrónicos, seguridad de la información y procesos de gamificación en unidades de información.

Uno de los puntos comunes a los que se llegó en La Cumbre del Clima fue en la importancia de apostar por energías renovables y por el crecimiento sostenible, pero… ¿Cómo se consigue eso? Pues desde Unayta nos lo resumen en un concepto: Oficina sin Papel. No os perdáis este post que han preparado para neodoc.

Durante las últimas semanas, independientemente de la atención que le prestes a los medios de comunicación o del ámbito de trabajo en el que te muevas, seguro que has escuchado hablar de la Cumbre del Clima COP25 y de Greta Thunberg. Sin duda, el cuidado del medio ambiente es uno de los temas más destacados y necesarios durante este año, pero lejos de hablar del problema, es más interesante hablar de posibles soluciones y alternativas al ritmo de vida que llevamos en la actualidad.

Como ya sabréis, la Cumbre del Clima COP25 que se celebró en Madrid en diciembre reunió a más de 25.000 representantes de 200 países que buscaron alcanzar acuerdos y compromisos para poner freno al cambio climático. Además de reuniones oficiales, también se llevaron a cabo eventos paralelos, como desfiles de moda entre los cuales se pudieron ver iniciativas tan innovadoras como 9 The Brand, la primera marca de ropa regenerativa.

Uno de los puntos comunes a los que se llegó en el encuentro fue en la importancia de apostar por energías renovables y por el crecimiento sostenible, pero… ¿Cómo se consigue eso? Pues desde Unayta os lo resumimos en un concepto: Oficina sin Papel, una idea que tiene como objetivo principal la eliminación del papel de las empresas al mismo tiempo que mejora la eficiencia, reduce costes y cuida el medio ambiente. Por supuesto, esta idea gira en torno a la transformación digital.

La transformación digital cuida el medio ambiente

La transformación digital busca integrar la tecnología digital en todos los aspectos de nuestra empresa. Durante los últimos años, el número de empresas que ha entrado de lleno en el mundo digital es enorme, más aún si tenemos en cuenta todas aquellas que están en proceso de transformación. Su aspecto más destacado camina precisamente sobre el tema que estamos tratando: además de que permite realizar las tareas diarias de una forma mucho más rápida y económica, es una buena medida para el cuidado del medio ambiente.

En este sentido, un aspecto muy relevante es su capacidad de adaptación a cualquier tipo de empresa, ofreciendo soluciones para todos los problemas existentes, independientemente del sector en el que trabajemos y del tamaño de nuestro negocio. De esta forma, en Unayta podemos encontrarnos soluciones tan interesantes como las siguientes:

• Firma biométrica: es una herramienta digital que permite recoger el grafo y los datos biométricos de cada firma (velocidad y aceleración a la hora de escribir, la presión ejercida, las inflexiones o cambios de dirección…) sobre un dispositivo táctil. Esta opción permite que se firme un documento de forma digital sin necesidad de imprimir papeles para después volver a escanearlos, lo que implica un ahorro de hasta el 60% de los costes directos. En Unayta apostamos por esta solución gracias a sus principales ventajas:
  • Cuenta con completa validez jurídica: proporciona valor probatorio gracias a la combinación de los datos biométricos, criptográficos y contextuales.
  • Ahorro económico y temporal: al no tener que imprimir los documentos, se ahorra una gran cantidad de tiempo (se puede enviar directamente a la persona y firmarlo en el momento) y de dinero (desaparecerán hasta el 60% de los costes directos al eliminar el uso del papel, la impresión, el envío…). Esto implica, de forma directa, un mejor cuidado del medioambiente: aunque es necesaria la regulación de las empresas y sus emisiones, cada acción cuenta, por muy pequeña que parezca.
  • Movilidad y facilidad de uso: permite que no tengas que desplazarte para firmar un documento. El proceso cuenta además con solo un par de pasos: una vez que la empresa tiene el documento en PDF, se sube a la plataforma empleada para enviar el correo y el documento al cliente/empleado. Por su parte, la persona que lo recibe solo tiene que descargar la aplicación, elegir el documento electrónico en cuestión, visualizarlo y firmar sobre la pantalla. Una vez realizado este proceso, la firma se guarda y se envía una copia tanto a la empresa como al cliente/empleado. Podéis ver un tutorial de uso aquí.
  • Seguridad: la herramienta con la que trabajamos cuenta con seis elementos que garantizan la seguridad de la firma: SSL Verisign, certificado electrónico, sellado de tiempo, certificado de metadatos, WYSYWYS y HASH.

En nuestro caso, la sencillez del proceso y las garantías que supone nos ha hecho enamorarnos de esta herramienta. Desde entonces, en Unayta utilizamos una cantidad muy inferior de papel y nos olvidamos de guardar estos documentos, ordenarlos, clasificarlos… Por eso, creemos que es una solución imprescindible para las empresas que generan un gran número de documentos firmados, como pueden ser las empresas de trabajo temporal, las asesorías o las compañías de seguros. De esta forma, trabajarán de un modo mucho más sencillo, práctico y útil.

• Archivo digital: esta herramienta consiste en una plataforma online con la que podrás preservar y, al mismo tiempo, dar a conocer tu patrimonio documental. Pero, ¿en qué consiste exactamente? En Unayta nos gusta presentarlo como tres puntos diferentes y relacionados al mismo tiempo.
  • Gestión del archivo: podrás consultar y gestionar tus fondos documentales de una forma más sencilla y eficaz.
  • Difusión de materiales: distintas herramientas enfocadas a la creación y publicación de los contenidos para que puedan difundirse fácilmente.
  • Participación del público: además de difundir los materiales, el público podrá descargar contenidos, aportar sus propios documentos y ampliar la información.

Estas características permiten la correcta preservación del patrimonio documental, además de un gran ahorro en tiempo de gestión. Además, adaptándose a las tendencias de la actualidad y a sus necesidades, los fondos serán accesibles en cualquier lugar y a cualquier hora desde diferentes dispositivos. Aunque puede adaptarse a cualquier empresa, esta herramienta es útil sobre todo para todas aquellas que cuentan con una gran historia a sus espaldas y que quieren poner en valor su trayectoria, sus características y sus principios.

Esta es solo una pequeña muestra de los procesos con los que trabajamos en Unayta. Así, lo que está claro es que a día de hoy tenemos las herramientas y las posibilidades para empezar a trabajar en el mundo digital, consumiendo menos recursos naturales y desperdiciando menos cantidad de elementos. Además, la implantación de estas herramientas permite también un aumento en la productividad y en la eficiencia de las empresas.

Según datos recogidos por El País, España se situó en el año 2018 como el país que más progresó en esta materia junto a Irlanda. Así, conseguía un nada despreciable puesto número diez en el ranking de la Unión Europea, aunque muy por detrás de los líderes (Dinamarca, Suecia, Finlandia, Países Bajos…).

¿Qué hace falta para que las empresas se sumen al cambio?

En primer lugar, concienciación y educación: es imprescindible tener conocimiento de lo que está ocurriendo para poner punto y final al estilo de vida que llevamos en nuestra empresa. En segundo lugar: valentía. El problema de que muchas empresas no den este salto tiene que ver con la comodidad de estar trabajando como desde hace décadas, aunque esta transformación solo implique cambios a mejor.

Por lo tanto, se deben dejar de lado los prejuicios y dejar de entender la digitalización como un proceso difícil de llevar a cabo y con procesos complejos. Solo así, las empresas podrán aportar su grano de arena y ayudar a cuidar y a conservar el único planeta que tenemos. Además, en todos los casos es necesaria una política que marque el rumbo al que nos debemos dirigir de forma conjunta, navegando todos en la misma dirección.

En Unayta estamos especializados en la implantación de proyectos de Oficina sin Papel, yendo más allá de la firma biométrica y del archivo digital. De esta forma, buscamos una completa eliminación del papel del ámbito laboral, algo que puede parecer una locura pero que no solo no lo es, sino que implica aspectos positivos para las empresas. Acompañamos a los clientes en todas las etapas del proceso, ayudando a su correcta adaptación a la nueva mentalidad y a la forma de trabajo. Parece un nuevo mundo pero la verdad es que es el futuro y que lo más recomendable es unirnos a él cuanto antes.

En estos tiempos de marcado signo digital, debemos afrontar cada dificultad que se nos presente llenos de capacitación y de solvencia profesional en aras de conseguir no sólo la tan cacareada transparencia –institucional y procedimental–, sino sobre todo para tener margen de maniobra de cara a futuras modificaciones e incertidumbres. Leer más