Hoy charlamos sobre gestión documental con Alicia López González, Técnico de Archivo del AUAH. Alicia posee un Grado en Biblioteconomía y Documentación y Máster en Documentación por la UCM y Máster en Documentación Audiovisual por la UC3M. Además, tiene más de 10 años de experiencia en gestión de bibliotecas, archivos y centros de documentación, llevando a cabo proyectos de extensión bibliotecaria, fomento a la lectura, gestión documental y atención al usuario.

¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?

La gestión documental en una empresa en la actualidad es totalmente necesaria. El correcto tratamiento y descripción de la información y documentación de una empresa, grande o pequeña, ayudará enormemente al éxito de la compañía. Claro está que se necesita profesionales de la información que saquen el máximo partido a ese gestor documental.

¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

Sería muy beneficioso que poseyeran un sistema de gestión de documentos, aunque es cierto que muchas de ellas no podrían afrontar el coste de una herramienta potente y con todas las cualidades necesarias para una descripción y análisis correcto de la información.

Es cierto que algunas empresas no pueden afrontar el coste de una herramienta potente de gestión documental

¿Es sólo apta para grandes empresas?

Si en un principio las pequeñas empresas no pudieran acceder por tema económico, la inversión en este tipo de herramientas se reflejaría positivamente en el ROI de la empresa a corto o largo plazo sin ninguna duda.

¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Procedemos de una época en que la tranquilidad de la conservación del papel, garantizaba la recuperación de la información. Pero las nuevas tecnologías, el big data, la web semántica, los metadatos, etc., han producido un enorme cambio en el acceso y el uso de los datos. Además, no hay que olvidar los problemas de espacio físico, humedad, temperatura y otros que afectan al documento en formato físico. Por ello, tenemos que ver el potencial que nos ofrece toda la tecnología disponible y cambiar el planteamiento a la hora de la conservación y preservación de los documentos, aunque esto suponga el cambio a lo digital. Teniendo en cuenta todo lo anterior, creo que es más seguro la conservación y preservación de los documentos en un gestor documental. En este sentido, tengo como referentes la Biblioteca Digital Hispánica y la Hemeroteca Digital de la Biblioteca Nacional de España. En ellas, se puede acceder a la documentación digitalizada que además se conserva con todas las garantías de preservación.

Las nuevas tecnologías, el big data, la web semántica, los metadatos, etc., han producido un enorme cambio en el acceso y el uso de los datos

Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

El rápido acceso a la información exacta que se necesita en un momento determinado.

¿Y el mayor inconveniente?

La continua mejora de la normalización de las palabras clave y descripciones realizadas para conseguir el acceso a la información pertinente sin ruido documental.

¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

En herramientas que sean capaces de indizar y describir someramente documentos digitalizados. El volumen que se alcanzará de documentos digitalizados en la próxima década crecerá exponencialmente gracias a las tecnologías y el profesional de la información deberá gestionar todos esos documentos y parametrizarlos por paquetes o de forma automática sin llegar al análisis individual.

El futuro del sector reside en herramientas que sean capaces de indizar y describir someramente documentos digitalizados

¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

Indicaría varios:

• La rapidez en la recuperación y producción de los sistemas de gestión documental con gran volumen de documentos digitalizados asociados en él.
• La mayor calidad posible al visualizar dichos documentos sean del tipo que sean: texto, audio, vídeo, etc.
• La implementación con otros softwares para la introducción de metadatos, certificados digitales y otros parámetros.

Un deseo para el futuro del sector…

Que todas las empresas tengan un departamento específico de documentación con profesionales valorados y especialistas en esta materia, con gestores documentales potentes y actualizados, para que se ponga en valor el poder la información y su gestión adecuada, que facilitará el trabajo, mejorará la actividad de dicha compañía y sin duda aportará un beneficio económico.

Hoy charlamos sobre gestión documental con Yolanda González Camacho, actualmente Ayudante de Museo en el ECCO de Cádiz. Licenciada en Historia por la Universidad de Cádiz y con Máster de Archivo y Biblioteca, Libros y Documentos por la Universidad de Sevilla, Yolanda ha trabajado en la investigación genealógica y su mayor campo de trabajo es el de Catalogación de fondos para digitalización.

¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?

La gestión documental siempre es importante dentro de la empresa, debido a que siempre es necesario tener localizada y clasificada con la mayor fiabilidad posible la documentación para poder cumplir con todos los trámites de papeleo que se precisen o los requerimientos solicitados. Si una empresa tiene bien gestionada su documentación, todo su trabajo de cumplimentación documental con el estado en el tema de impuestos o licencias se hace con una gran celeridad y mayor facilidad. Hoy, al ser la documentación mayoritariamente digital es necesario cambiar la forma en la que clasificamos y conservamos los documentos.

¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

Todas las empresas requieren un sistema de gestión documental ya sea en soporte papel o digital debido a que toda la documentación que se usa en una empresa debe ser conservada a modo de justificación o prueba de las actividades empresariales que lleva a cabo. El sistema de gestión es importante porque así estos documentos que se conservan son localizables, ya que no sirve de nada conservar los documentos sin una buena gestión de los mismos.

No sirve de nada conservar los documentos sin una buena gestión de los mismos

¿Es sólo apta para grandes empresas?

El sistema de gestión documental es apto para cualquier empresa, ya que lo más lógico es que este sistema se adapte al volumen de documentación que la empresa maneja. Si el volumen es pequeño el sistema es más sencillo y fácil de usar. Lo óptimo para una empresa pequeña es el formar a un trabajador que encaje entre sus ocupaciones la de supervisar la conservación documental, que tengan siempre la asesoría de un especialista. En estas empresas pequeñas es siempre bueno que todos los trabajadores sepan las normas de archivo que rige el sistema de gestión documental y así todos cumplan los parámetros del mismo haciendo la labor más sencilla. En el caso de las grandes empresas lo mejor es que haya un empleado dedicado plenamente al sistema de gestión documental y sobre todo que este tenga una formación idónea para ello.

¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

El coste de este trabajo es diferente según el régimen que se busque. En las grandes empresa lo más lógico que el coste sea el de tener a un empleado para ello, así que costaría el puesto de un empleado además de lo necesario para poder llevar a cabo el trabajo del sistema de gestión documental. En el caso de las pequeñas empresas el coste es el de la formación, dependiendo de las horas, además del tiempo que lleve la evaluación de las necesidades del sistema de gestión documental que necesite dicha empresa. Pero siempre todo esto se tiene que ver de forma personalizada.

El sistema de gestión documental es apto para cualquier empresa, ya que lo más lógico es que este sistema se adapte al volumen de documentación que la empresa maneja

¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Sí. Es seguro tener la documentación en un sistema de gestión documental siempre y cuando se realicen copias de seguridad del mismo. Un repositorio es hoy lo más común para la conservación documental ya que cada vez hay más documentación digital y menos en papel, en incluso la de papel se puede conservar de las dos maneras, una conservación física y otra digital.

Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Si duda la mayor ventaja es la de poder tener toda la documentación en un solo lugar de forma digital y organizada de una forma accesible y sencilla. Cuanto más sencillo y claro este sistema de gestión de mayor valor tiene porque de esa forma es más útil y con una mayor sencillez para tenerlo como una herramienta indispensable.

Con una gestión documental se puede tener toda la documentación en un solo lugar de forma digital y organizada de una forma accesible y sencilla

¿Y el mayor inconveniente?

El mayor inconveniente que tiene son los problemas que nos pueden dar las conexiones. Al ser documentación online podemos tener todos los problemas que se pueden atribuir al servicio de Internet. Porque las webs de gestión documental solo dan problemas en raras ocasiones, y cuando los dan suelen solucionarlos con gran rapidez.

¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

El futuro del sector está plagado de documentos digitales, de trabajos de digitalización de los que tenemos en formato físico y sobre todo en lo que respecta a lo público hacerlos accesibles a la sociedad. El futuro es el hacer el archivo accesible a todos desde nuestros dispositivos informáticos con una simple conexión a red. En las empresas poco a poco se irán perdiendo esas grandes carpetas de documentación que hoy se conservan, y serán sustituidas por documentos digitales. Esto ayudará a las empresas a no necesitar tanto espacio físico para su labor y al mismo tiempo colaborará en el ecosistema al gastar menos papel.

En las empresas poco a poco se irán perdiendo esas grandes carpetas de documentación que hoy se conservan, y serán sustituidas por documentos digitales

¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

El gran reto es la conversión del papel a lo digital y todos los retos que ello conlleva. Siempre pensamos que un documento digital no tiene la misma seguridad que uno impreso. Es necesario dotar de todo lo necesario para dar seguridad a la documentación y así poder conservarla con todo su valor legal.

Un deseo para el futuro del sector…

El mayor deseo es que seamos todos capaces de adaptarnos a los nuevos tiempos que están llegando. Poder aprender las nuevas formas de gestión documental así como aprender sobre la digitalización de los mismos para poder generar el sistema de gestión documental.

Hoy charlamos sobre gestión documental con Vanesa Verdugo, consultora especializada en diseño de estrategias de gestión documental, información e integración de datos en  Vconsultia.

¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?, ¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

El que las empresas dispongan de un Sistema de Gestión Documental es vital hoy en día para cualquier compañía. Cualquier empresa, sea del sector que sea debe tener orden entre sus documentos, debe tener la información controlada y securizada de forma que se convierta en un activo estratégico.

¿Es sólo apta para grandes empresas?

Rotundamente no.  Cualquier empresa u organismo sea público o privado debe tener en cuenta que la documentación, la información y los datos, en esta era, son un activo importante a la hora de tomar decisiones y decisiones se toman en todos los ámbitos empresariales sean del tamaño que sean.

Que las empresas dispongan de un Sistema de Gestión Documental es vital hoy en día para cualquier compañía

¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

No hay un precio establecido, lo que sí está establecido es que cuanto más inversión en políticas, normativas y procedimientos en materia de Gestión Documental y no solo en un software, más eficiente y más potente será la empresa.

¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Es imprescindible tener los documentos, la información y los datos seguros, pero no solo un software hace que los documentos estén más seguros. Lo que hace eficiente la seguridad es la combinación entre una política de seguridad de la información de la empresa, el software y la formación de los empleados en materia de Gestión Documental.

Cuanto más inversión en políticas, normativas y procedimientos en materia de Gestión Documental, más eficiente y más potente será la empresa

Si tuvieses que decir sólo una ¿Cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Sin duda, la eficiencia que es lo que proporcionamos desde Vconsultia.

¿Y el mayor inconveniente?

El desconocimiento.  Aún muchas empresas siguen pensando que un software les va a solucionar el desorden en materia de Gestión Documental.  Numerosas empresas no saben que existen perfiles como los profesionales de la información, los document controllers, los archiveros, etc. que son los responsables de generar y mantener esos Sistemas de Gestión Documental.

El mayor inconveniente de la gestión documental es el desconocimiento

¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

El futuro del sector pasa por varias líneas: La primera de ellas es que las empresas inviertan no solo en software de Gestión Documental, sino en la implantación de un Sistema de Gestión Documental íntegro que comienza por el diseño de normativas, procedimientos y políticas. La segunda es la alianza entre el sector del software y los profesionales de la información, cada vez me encuentro más empresas que después de contratar un software carísimo, “no funciona” o no saben cómo aprovechar todo su potencial. No se acaba de resolver el problema. La tercera, que desde las Universidades que forman a profesionales en materia de Gestión de la Información se acerquen más al mundo de la empresa a todos los niveles haciendo más difusión y colaboraciones. Aún en pleno 2019 me encuentro directivos que no saben ni que existen las Facultades de Ciencias de la Información.

¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

La Gestión Documental tiene un gran reto por delante y es hacerse más visible como solución a la ingente cantidad de documentación, información y datos a las que nos enfrentamos las empresas en plena Era de la Información. Gestión Documental empresarial es el equivalente a mejora de procesos, transparencia, seguridad y estrategia de futuro.

El día en que Empresa y Universidad se enamoren no habrá empresa ineficiente.

Un deseo para el futuro del sector…

Que deje de haber un tremendo desconocimiento entre el mundo de la empresa y las Universidades que forman profesionales de la información. El día que ambos se enamoren de verdad y vayan de la mano, no habrá empresa ineficiente.

Charlamos hoy con Esperança Piquer, consultora en gestión documental y archivos. Esperança realiza consultorías para empresas y organismos públicos que necesitan optimizar la gestión de sus activos documentales, especialmente durante el proceso de implantación de la oficina sin papeles. Para Esperanzça, la cultura del papel aún está muy arraigada entre nosotros y, por ello, es uno de los retos más significativos que tiene que superar la llamada transformación digital.

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Nuestra primera entrevista del 2019 es con Filiberto Camacho Arenas, Ingeniero Industrial por la Universidad de Santander UDES y Gerente General de GESCAD SAS. Leer más