¿Buscas un sistema de Gestión Documental? Te damos 7 consejos

/en /por

Si estás buscando un gestor documental para tu empresa lee este artículo. En neodoc hemos elaborado esta lista de consejos con la que esperamos que encuentres tu sistema ideal.

1- Si tu empresa es del sector industrial o una ingeniería, seguramente necesites un gestor más complejo, con más funcionalidades, ya que la gestión de documental no es como la que la que se realiza en empresas de otros sectores. Es recomendable que estas compañías cuenten con un sistema de
gestión documental específico para la gestión de documentación técnica y de ingeniería. Un sistema que cuente con funcionalidades muy prácticas y potentes para gestionar tanto la documentación como los procesos llevados a cabo en el día a día.

2- Busca siempre un gestor que sea integrado. Este es un aspecto a tener muy en cuenta a la hora de seleccionar un buen sistema de gestión documental, especialmente cuando hablamos de integración con aplicaciones de CAD (AutoCAD, MicroStation, Inventor…), sistemas EAM para la gestión de activos y mantenimiento (SAP PM, IBM Maximo, Infor EAM/DataStream…) y sistemas ERP o portales corporativos tipo Sharepoint. Esta integración supone importantes incrementos de productividad derivados de la disminución de errores y reprocesos.

3- Los usuarios suelen ser reacios al cambio. A veces, la implantación de determinados sistemas provoca cierto rechazo en los usuarios de la Organización. Por este motivo, es importante que el sistema a implantar sea amigable y de fácil manejo, lo que facilitará su aceptación. Por ejemplo, el dashborad personalizado, que se pueda copiar y pegar, arrastrar, comentar…

4- Para empresas con oficinas deslocalizadas, una funcionalidad a tener en cuenta es la capacidad para gestionar eficientemente dichas oficinas deslocalizadas y proporcionar un entorno colaborativo de manera que se trabaje como si de una única oficina se tratase.

5- Otros aspectos importantes a tener en cuenta son, por ejemplo, la capacidad de establecer flujos de trabajo
 a medida, control de la trazabilidad de los documentos o el motor de búsqueda.

6- Es crítico que el sistema sea seguro. Dicho sistema contendrá el activo de mayor valor en la empresa, el know how. El sistema ha de contar con medidas de seguridad tanto a nivel interno (propios usuarios de la organización) como externos (empresas colaboradoras), con controles de accesos y privilegios.

7- Para terminar, no podemos olvidar que el Sistema a implantar ha de ayudarnos a crecer. Por este motivo, es importante seleccionar un sistema que sea escalable y flexible capaz de seguirnos en nuestro crecimiento futuro.