Beneficios de incorporar un gestor documental en tu empresa
La gestión documental o ECM (Enterprise Content Management), consiste en una serie de estrategias y herramientas que se utilizan para realizar acciones de captura, gestión, almacenaje, preservación y difusión de contenidos.
Estos sistemas contribuyen a llevar a cabo la gestión y control del ciclo de vida de un documento dentro de una empresa, desde el momento de su creación hasta que pasan a ser preservados o eliminados.
Un programa de gestión documental permite llevar a cabo acciones, de forma organizada y estandarizada, de manejo y control de documentos.
Beneficios de incorporar un sistema de gestión documental
1. Aumenta la productividad
Un gestor documental permite mejorar la eficiencia en acciones de búsqueda o recuperación de cualquier documento de la empresa. Esto permite reducir los tiempos empleados en tareas de búsqueda, implicando a su vez una mejora en productividad.
2. Ahorro económico
Al digitalizar documentos, muchos de ellos no tendrán que almacenarse impresos y en muchos casos, ni llegar a imprimirse. Esto conlleva un significativo ahorro en procesos de archivar, imprimir, buscar o fotocopiar, entre otros. Además de ahorrar costes, el ahorro en papel derivado de la digitalización supone una ayuda en la preservación del medio ambiente.
3. Ahorro de tiempo
Si se quiere hacer una búsqueda, los resultados serán mucho más fáciles de encontrar gracias a que todos los documentos están almacenados en una única plataforma y están regidos por las mismas normas de creación, clasificación, etc. Esto permite agilizar tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además, al ser un documento digital, se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
4. Unificación de procesos
En ocasiones, una determinada tarea se puede llevar a cabo por diferentes personas o departamentos, lo que dificulta que se gestione de una forma adecuada. Si se cuenta con un gestor que se encargue de la administración de procesos, podemos unificar los diferentes procesos, creando el mismo modelo para toda la empresa.
5. Mejor colaboración entre usuarios y departamentos
Los procesos documentales se caracterizan por estar formados por diferentes etapas en las que intervienen diferentes usuarios y departamentos. Gracias a las plataformas de gestión documental el trabajo colaborativo es más eficiente ya que es más sencillo compartir documentos entre usuarios, permitiendo llevar una trazabilidad completa del documento.
Estas herramientas permiten que varias personas puedan estar trabajando en un mismo documento o con una misma información sin tener que esperar a que el otro termine.
Confía en neodoc para digitalizar y automatizar los procesos documentales y de contenido empresarial de tu empresa. Facilita y agiliza el trabajo de tus departamentos.
