En el día a día, a menudo persiste la tentación de realizar las tareas de manera convencional a lo largo del tiempo. La duda sobre la inversión en un sistema de gestión de flujos de trabajo o la posible resistencia del personal a aprender nuevas formas de trabajo son razones comunes para mantener procesos manuales engorrosos. Esta guía práctica aborda los aspectos esenciales de la creación de flujos de trabajo automatizados, destacando las mejores prácticas y familiarizándolo con términos clave.
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo implica el uso de software para gestionar tareas, documentos y datos, creando una secuencia de información coherente y predecible. Organiza el orden de las tareas dentro de un proceso empresarial mediante declaraciones lógicas «si/entonces». Por ejemplo, si una factura es inferior a 100 euros, el sistema puede aprobarla sin revisión, mientras que si supera los 101 euros, se envía a un responsable de departamento. El software traduce estas declaraciones en pasos de flujo de trabajo configurados para ejecutarse automáticamente, con intervención humana o mediante una combinación de ambos.
Evalúe sus procesos empresariales actuales
Es crucial comprender los procesos basados en papel antes de administrar una solución. Al revisar los procesos, identifique tareas manuales repetitivas, cuellos de botella y frustraciones habituales para centrarse en la automatización.
Preguntas antes de crear un flujo de trabajo automatizado:
- ¿Cómo se inicia el proceso?
- ¿Cómo se recoge la información?
- ¿Qué se hace primero con la información?
- ¿Quiénes participan en el proceso?
- ¿Dónde se archiva el documento?
- ¿Se requiere aprobación o revisión del documento?
- ¿Necesita integración con otro software empresarial o ERP?
- ¿Es necesario acceder a documentos y procesos de aprobación a distancia o desde dispositivos móviles?
Aprovechamiento de formularios web para flujos de trabajo más dinámicos Utilizar formularios web, como Neodoc Forms, fortalece los procesos. Por ejemplo, en Recursos Humanos, un formulario web recopila información sobre nuevos empleados, iniciando un flujo de trabajo que automatiza la creación de cuentas de correo electrónico, eliminando pasos manuales y garantizando eficiencia desde el primer día.
Firma electrónica para agilizar trámites
La firma electrónica, ampliamente adoptada, ofrece validez similar a la firma tradicional. Los tipos incluyen simple, avanzada y cualificada, proporcionando niveles de seguridad según las necesidades. Agiliza flujos de trabajo, desde contratos hasta acuerdos, eliminando esperas y ofreciendo beneficios empresariales como cumplimiento de seguridad, eliminación de papel, compatibilidad remota y mejor registro de documentos.
En resumen, la automatización de flujos de trabajo, implementada con Neodoc, no solo mejora la eficiencia sino que también optimiza los procesos empresariales, proporcionando beneficios significativos en términos de seguridad, costos y productividad.
