Aspectos a tener en cuenta a la hora de adquirir un software de gestión documental
Los principales sistemas de gestión documental tienen similares características. Pero siempre suele haber una funcionalidad especial, que para tu negocio en concreto resulte necesaria y fundamental, y sea el factor decisivo para decidirse por un sistema de gestión documental u otro.
Precio
Desde luego el precio es un factor importante a considerar. El coste de una implantación de un sistema de gestión documental incluye el precio base del software, las especificaciones de la infraestructura de red (si más de un servidor es necesario para ejecutar el software), los requerimientos a nivel de puestos de trabajo locales, el coste de la aplicación o personalización, y los gastos generales que se generen.
El precio obviamente varía, según sean los productos y según el tamaño de la empresa.
Hay que tener en cuenta tres cuestiones: el coste de la implementación del programa de gestión documental propiamente dicho, el coste de la personalización de acuerdo a las necesidades de la empresa y el coste de la formación de los empleados.
Implantación
No existen reglas fijas aunque la experiencia demuestra que algunos tipos de implementación tienden a funcionar mejor que otros.
Antes de la implementación de un sistema de gestión documental en tu empresa, es fundamental plantearse por un lado, cómo deseas que el sistema funcione y, por otro, si las diferentes áreas y departamentos de la empresa requieren distintos niveles de seguridad.
Por tanto, lo primero a tener en cuenta es la estructura de la compañía; Si la empresa tiene diferentes departamentos y áreas, y el tamaño de la misma. Este aspecto es de suma importancia en el sistema de gestión documental que se pondrá en marcha.
También se deben tener en cuenta a los grupos de perfiles (Dirección, Contabilidad, Recursos humanos, etc.) por lo que podrías necesitar niveles de seguridad distintos para proteger información sensible que sólo sea accesible a determinadas personas.
El diseño
Los sistemas de gestión de documentos suelen crean «perfiles» o «plantillas» para facilitar la organización y posibilitar búsquedas de información más rápidas: Cliente, Asunto, Tipo de Documento, Autor, etc. Es importante analizar si estos perfiles/plantillas. Hay que pensar qué perfiles necesita tu empresa, qué áreas o departamentos requieren plantillas diferentes, que tratamiento se dará a los correos electrónicos, faxes y otros datos electrónicos, etc.
Documentos ya existentes
¿Qué hacer con los documentos ya existentes?. Todo negocio posee una cantidad de documentos creados antes de implantar el sistema de gestión documental, a los que, muchas veces ya no se accede debido a su antigüedad.
La recomendación consiste en crearles una categoría a estos documentos antiguos y, cada vez que alguien acceda a uno de estos documentos, deberá convertirlo al sistema nuevo. Así, el proceso será más rápido y sencillo con la consiguiente reducción de costos, en comparación con proceso de conversión masivo.
Integración del sistema con otro software
Es importante que el sistema de gestión documental pueda integrarse fácilmente con las aplicaciones que habitualmente utiliza tu empresa y con otras aplicaciones que pueda utilizar de forma menos frecuente.
Ver las ventajas de una gestión documental integrada.
Digitalización
Cada vez empleamos menos papel y por ello la digitalización de documentos va tomando mayor importancia. La eficiencia es clave para toda organización, por lo que quizá, comience por disminuir el espacio empleado para guardar documentos.
A diferencia de los sistemas de almacenamiento de archivos tradicionales, un buen sistema de gestión documental garantiza un manejo de documentos más adecuado en el negocio.
El propósito de un sistema de gestión documental es facilitarle a las empresas con el manejo de la creación, almacenamiento, edición, seguimiento, control, organización, administración y recuperación de los datos guardados en documentos. Esta idea supone un repositorio centralizado – ya sea dentro o fuera de las instalaciones – que guarde toda clase de información empleada en la empresa. Siendo también relevante, que incluya un entorno seguro que proteja la información confidencial.
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