Aplicación de la gestión documental en un proceso de Recursos Humanos
Hoy os queremos contar un ejemplo ficticio de un proceso de contratación y pago de nóminas donde intervienen el departamento de RRHH y el de contabilidad. Asimismo, como agente externo, intervendrá el banco que efectúa las transferencias a los empleados.
Para comenzar es necesario crear un formulario estándar de contrato que contiene la información necesaria para nuestro workflow. La primera página del contrato tiene los datos operativos: domicilio, nómina, variable, datos fiscales, bancarios, etc. El documento se elabora entre varios departamentos y sigue un proceso de aprobación antes de que puedan acceder los empleados de RRHH.
Una vez que se firma el contrato por ambas partes hay que escanearlo y digitalizarlo con OCR, para guardar una copia como imagen y todos los detalles operativos en nuestra base de datos centralizada.
Con este sistema, nos hemos ahorrado tener que teclear todos los datos a mano, y además, hemos establecido una política de permisos gracias a la cual sólo tienen acceso las personas con la autorización pertinente.
Asimismo se generan unas tareas específicas, definidas para la incorporación de nuevos empleados: gestionar el alta en la Seguridad Social y avisar a las personas responsables, y se lanza el proceso de pago de nóminas que tiene que aprobar el pago de cada una de las nóminas. Una vez aprobados, avisa a administración, que lanza el proceso de impresión de las nóminas, que a la vez genera un lote de órdenes de trasferencias en un fichero con formato XML que se transmite al banco encargado de hacer las transferencias.
El banco procesa el lote y devuelve el fichero con el estatus de cada transacción. Actualizamos nuestra base de datos, y si había alguna incidencia nuestro sistema de workflow/gestión documental, avisa a la persona definida en el sistema para cada caso.
Para las transferencias que se han procesado correctamente, el sistema actualiza la aplicación de contabilidad y también el sistema CRM.
¡Se han agilizado e integrado los procesos de negocio y sistemas externos!
