A una gestión documental debemos pedirle que sea versátil, rápida e integrable
Hoy hablamos con Javier Fernández Gundín, documentalista y gestor de la información. Especializado en gestión documental, ha desarrollado su carrera profesional como editor de fotografía y catalogación de imágenes y texto para el archivo de algunos de los más relevantes periódicos de tirada nacional. Además, ha trabajado como documentalista en proyectos editoriales sobre la historia de España.
1- ¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?
Cuando reflexionamos sobre cómo se gestionaba una empresa hace una década y cómo se gestiona en la actualidad, nos damos cuenta de cómo la irrupción de las redes sociales, los potentes softwares de gestión que se están implementando en la actualidad y, sobre todo, la manera en la que consumimos y utilizamos la información ha cambiado nuestra forma de trabajar y relacionarnos. Hoy todo tiene que ser mucho más rápido y en formatos que se puedan utilizar y compartir de una manera fácil, práctica e inmediata. Teniendo en cuenta esto, podemos afirmar que uno de los aspectos clave en la transformación digital ha sido la necesidad de las empresas de adaptarse a las nuevas exigencias de sus clientes, que son los que realmente les han marcado el paso para su adecuación a lo que el mundo digital exige. Otro punto importante es la inversión en tecnología. Si no inviertes no evolucionas y si no evolucionas, no te vas a adaptar, por lo que la empresa dejará de ser competitiva. Pero el punto clave y donde los gestores de la información tendremos un papel fundamental es el de administrar las “huellas” de la sociedad, es decir, el Big Data.
2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?
La eficiencia. Si realizamos una gestión documental que no llega al usuario o es poco accesible para él, nuestra labor dejará de ser rentable. Debemos ser prácticos en este aspecto y dar al usuario, cliente o empresa para la que trabajamos la máxima facilidad y versatilidad de uso posible.
Uno de los aspectos clave en la transformación digital ha sido la necesidad de las empresas de adaptarse a las nuevas exigencias de sus clientes
3- ¿Cuál es el indicador clave de que una empresa necesita una gestión documental?
No hay un indicador en concreto que te diga: “¡oye! necesitas un gestor documental”. Pero si una empresa quiere saber si ha llegado el momento de implantar un sistema de gestión de la información tiene que hacerse algunas preguntas: ¿puedo localizar en menos de 10 minutos la documentación de una ficha de cliente? ¿puedo acceder a ese expediente de forma digital? Si contesta que no a esas preguntas, es que necesita mejorar su modelo de gestión documental. Como profesionales, además, los documentalistas debemos hacer entender a las empresas que los sistemas de gestión de documentación dan resultado, reducen costes, ya que la automatización y digitalización de los procesos hace la gestión de la información más rápida y fluida, reducen el espacio de almacenamiento necesario y hacen posible el control total de los datos que alberga una empresa…etc. Todos estos puntos se irán haciendo críticos si no se implanta una gestión documental adecuada, ya que el volumen de datos que manejamos será cada vez mayor y también más complejo de gestionar.
4- ¿Cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?
Los síntomas de una mala gestión documental están directamente relacionados con nuestros clientes. Cuando perciban que el sistema implantado no les resulta práctico, rápido y sencillo es que algo hemos hecho mal.
¿Puedo localizar en menos de 10 minutos la documentación de una ficha de cliente? Si contesto que no es que necesito mejorar mi modelo de gestión documental
5- ¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?
Las empresas están empezando a comprender los beneficios que les supone dar el paso a la transformación digital de sus corporaciones. No solo por una cuestión puramente económica, sino también por temas medioambientales, de funcionalidad y eficiencia. Y por cuestiones prácticas, no es lo mismo consultar una determinada información desde cualquier dispositivo en cualquier lugar del planeta, que tener que ir a tu oficina y ver la misma información en papel.
6- ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?
“Eso lo puede hacer el administrativo o secretario, no hace falta contratar una empresa especializada o a un profesional de la documentación para implementar un sistema de gestión o clasificar la información de la empresa”.
La accesibilidad a la información tiene es clave y de esta adaptación dependerá, en gran medida, la competitividad de las empresas
7- La oferta de softwares de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?
No, tiene que ser un software que se ajuste a las necesidades de cada empresa.
8- Como norma general, ¿qué tenemos que pedirle a una herramienta de gestión documental?
Que sea versátil, rápida, integrable con otras herramientas de gestión empresarial y de fácil uso. Pero creo que antes de adquirir licencias o contratar cualquier sistema es necesario conocer muy bien la empresa en la que se va a implantar. Tenemos que ver primero las necesidades y en función de eso elegir el programa de gestión que más nos interese.
A una gestión documental debemos pedirle que sea versátil, rápida e integrable
9- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?
Claramente a favor. La accesibilidad a la información tiene es clave y de esta adaptación dependerá, en gran medida, la competitividad de las empresas. En este punto solo encontraría un “pero”, la seguridad y confidencialidad de la información que se maneja. Un sistema que no puede garantizar la seguridad de la información debe ser desechado de plano.
10- En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?
Como decía al inicio, en la actualidad todos compartimos infinidad de datos cada día , visitamos todo tipo de webs, nos interesamos por viajes, ofertas tecnológicas… etc. Toda esta información debemos saber utilizarla para llegar a comprender lo que necesitan nuestros posibles clientes, y la gestión adecuada de esos datos es clave para cualquier compañía.
El adecuado control del Big Data será clave para las empresas especializadas en gestión documental
11- Dime una tendencia de futuro que marcará el camino del sector
El adecuado control del Big Data será clave para las empresas especializadas en gestión documental y para las corporaciones en general. En la actualidad las empresas dan gran valor a los datos que tienen de sus clientes o posibles clientes. Aquí es donde los documentalistas tienen que marcar su territorio, siendo participes de la elaboración y administración de las bases de datos que las diferentes corporaciones utilizan, bien para vender a otras empresas o para conocer mejor a sus clientes. El boom de los datos es la gran transformación digital que se avecina, tanto a nivel empresarial como social.
