7 ventajas de una correcta gestión documental para la empresa
Descubre en nuestro post de esta semana 7 ventajas de una correcta gestión documental para la empresa.
- Menor gasto en impresión, en el propio papel y en el lugar necesario para guardar los documentos.
- Mayor seguridad y confidencialidad.
- Menor ocupación del espacio, sea en la oficina, en ficheros ad hoc o en almacenes.
- Al no estar la información almacenada en un lugar físico, puede ser compartida por varios usuarios a la vez y de forma remota. De esa manera, la compañía gana en productividad.
- Como derivada del punto anterior, un administrador de archivos es de lo más práctico para tener el conjunto de la información digitalizada de la empresa centralizada y localizable en cualquier momento.
- Posibilidad de realizar búsquedas personalizadas gracias a los metadatos de los archivos, asignar roles, indexar los archivos con otras herramientas de la empresa (CRM, correo electrónico o ERP, entre otros), automatizar los flujos de trabajo, etc.
- Uso racional de los recursos. La gestión documental en empresas ayuda a evitar duplicidades de archivos o de grabación de datos, fotocopias de los mismos de forma innecesaria, etc.
