7 tendencias que marcarán la evolución de la gestión documental
El sector de la gestión documental comprende un conjunto de empresas que ofrecen productos y servicios a través de toda la cadena de valor: desde la digitalización y gestión de documentos, hasta la destrucción confidencial pasando por la consultoría y la custodia de archivos. Dentro del sector, uno de los segmentos más importantes es el formado por las
empresas que fabrican o distribuyen software de gestión documental o ECM, ofreciendo servicios asociados de implantación y mantenimiento de soluciones, desarrollo de componentes o add-ons y consultoría. El segmento del ECM es el que abarca la mayor cuota de mercado de la gestión documental y continuará en constante crecimiento durante los próximos años, pero con la rápida evolución de las tecnologías y las necesidades de los clientes, ¿a qué retos de futuro se enfrenta?, ¿qué tendencias marcarán la evolución del sector del software de gestión documental?… En los siguientes apartados voy a intentar dar respuesta a estas preguntas…
1- Reducción de tiempos, autonomía del usuario y especialización
La reducción de los tiempos de implantación del software ECM será un punto de mejora a alcanzar mediante el desarrollo de plataformas que permitan desplegar entornos cada vez más de configuración y menos de desarrollo. Los sistemas de gestión documental deberán proveer a sus usuarios de la capacidad de adaptación (nuevos tipos documentales, metadatos, flujos de trabajo, etc.) de la manera más autónoma posible y sin necesidad de contar con perfiles técnicos o proveedores externos para dichas tareas.
Además, estos entornos de configuración deberán funcionar como catálogos en los cuales la experiencia de clientes anteriores quede plasmada a modo de buenas prácticas y pueda ser aprovechada en las nuevas implantaciones. Este aspecto cobra mayor interés en soluciones de nicho: salud, banca, energía, etc., que por otra parte tenderán a crecer ya que la especialización (sectorización), en aras de la eficiencia, también marcará el futuro de los proveedores de software ECM.
2- Menos es más: la sencillez como valor para el usuario
Otro reto destacable será el plantear interfaces sencillas, limpias y muy fáciles de utilizar para el usuario desde diferentes dispositivos (PC, tablet, móvil) sin merma funcional. Reducir al máximo la curva de aprendizaje. En este sentido, existen todavía retos tecnológicos que permitan automatizar tareas manuales de clasificación y descripción (asignación de metadatos) de documentos, en especial en ciertos tipos de contenido con caracteres manuscritos, imágenes, vídeos, etc.
3- El modelo “Dropbox”
El software ECM deberá convivir, cuando no directamente competir, con las soluciones EFSS (Enterprise File Sync and Share) que están orientando sus modelos de negocio hacia la empresa con muy buena aceptación por parte de los usuarios por su agilidad y sencillez de uso. Los fabricantes de software tendrán que tomar buena nota de la evolución de herramientas como Dropbox, Owncloud o Box, que hasta el momento podían ser concebidas como herramientas complementarias al ECM, pero su rápida evolución funcional las acerca poco a poco a las grandes plataformas de gestión de contenidos empresariales.
4- El archivo digital, el gran desconocido
Los principales actores del sector deberán replantear las soluciones o módulos de archivo digital (Records Management) para hacerlos más accesibles a la empresa y que estas puedan implementar políticas de retención y de gestión de documentos de archivo de manera sencilla. Estos módulos siguen siendo herramientas para especialistas difíciles de concebir para el usuario medio. Repensar su diseño será también una necesidad a corto y medio plazo para que su uso se extienda entre las empresas. En este aspecto hay todavía mucho camino que recorrer en la empresa privada.
5- La analítica, una gran aliada
Seguir avanzando en la analítica. Algunas soluciones de gestión documental o ECM incorporan módulos de BI para facilitar el análisis y el reporting. Estos componentes de analítica evolucionarán con el uso de tecnologías Big Data que permitan explotar el repositorio central de contenidos empresariales para la extracción de conocimiento y facilitar la toma de decisiones en la empresa ofreciendo un valor añadido a las soluciones ECM. Veremos cómo evolucionan en este sentido los grandes fabricantes de software del sector y qué consiguen ofrecer a los usuarios.
6- La nube sí, pero…
Las modelos cloud y SaaS han hecho posible que el software de gestión documental se ofrezca como un servicio con importantes reducciones de inversión inicial que han tenido buena aceptación entre las pequeñas empresas. No obstante, sigue habiendo reticencias por parte de muchas organizaciones a llevar la gestión de sus documentos y contenidos a la nube por temas de cumplimiento legal o seguridad. Existe camino por recorrer todavía y la adopción será paulatina, aunque constante. Es muy posible que los modelos híbridos, es decir, el uso de soluciones mixtas combinando nubes privadas y públicas, se acaben imponiendo, al menos entre la mediana y gran empresa.
7- La integración, pieza clave del éxito
Facilitar aún más la integración. Un software ECM se concibe como el repositorio central de todos los documentos y contenidos empresariales y que se generan y consultan desde otras aplicaciones de negocio (ERP, CRM, gestores de proyectos, etc.). Aunque se ha avanzado mucho
en este aspecto, los proveedores de software tendrán que hacer muy sencilla la integración de su herramienta con las soluciones de gestión de sus clientes para evitar silos de información y plantear proyectos de alcance global.
El autor:
Francisco Ricau, diplomado en Biblioteconomía y Documentación por la Universitat de València, Licenciado en Documentación por la Universitat Politècnica de Valencia y Experto en Gestión de Documentos Digitales en empresas e instituciones por la Universidad Camilo José Cela. Con una amplia experiencia relacionada con el diseño y mantenimiento de servicios de información de valor añadido en diferentes sectores, Francisco ha participado en numerosos proyectos de ámbito nacional relacionados con el despliegue de sistemas Inteligencia Competitiva, así como en proyectos de consultoría y desarrollo de metodologías de gestión documental (ECM) y e-administración. Actualmente, es responsable de la línea de negocio IMS (Information Management Services) en el Instituto Tecnológico de Informática. Además, es profesor asociado de la Universitat de València y ha impartido docencia en diferentes másteres de la Universitat Politècnica de València relacionados con la gestión de información.
