7 Beneficios de la Gestión documental en el sector bancario

Dentro de los principales objetivos de cualquier banco, está contar con una eficiente gestión de documentos para lograr una buena marcha empresarial.

Ventajas de la implantación de un sistema de gestión documental en el sector bancario

1- Ventajas financieras: El manejo y el envío de millones de documentos (extractos de cuenta, notificaciones, etc.) supone un elevado coste para las entidades financieras. Mediante una gestión documental adecuada, lograrían disminuir estos gastos.

2- Economía de tiempo para el banco: Tener que manejar documentos financieros en papel, implica usar recursos para distintas actividades manuales (ensobrar por ejemplo). Una gestión documental eliminará mucho papel y, por tanto, también muchas tareas manuales. Así, el banco podrá hacer mejor uso de los recursos, y emplearlos para otras tareas o procesos.

3- Ahorro en tiempo para clientes: Con una gestión documental ágil, los bancos podrán ofrecer a sus clientes, de forma rápida y eficaz, toda la información sobre sus cuentas. Además, los clientes podrán acceder a esta información vía Web, habrá menor tiempo de espera y los clientes estarán más satisfechos. También se podrá firmar electrónicamente documentos bancarios, lo que supondría ahorro de costes y tiempo para los mismos clientes.

4- Normativa: Llevar a cabo el cumplimiento de las normas legales y reglamentos, así como mantenerse actualizado de los cambios que se realizan es imprescindible para los bancos. Esto puede ser complicado cuando muchos documentos están en papel y cuando el control del cumplimiento de dichas normas y reglamentos sea manual. Una gestión documental solventará estos requisitos protegiendo de manera segura los datos.

5- Auditoría electrónica: Las auditorías externas e internas son empleadas por los bancos como diagnóstico, así como para registrar de forma exacta las transacciones financieras. Estas auditorías se realizan de manera más eficiente y con mucho menos errores cuando se utiliza una gestión documental adecuada con la que se pueda hacer un seguimiento preciso de las operaciones realizadas.

6- Mejor flujo de trabajo: En una gestión documental, la designación de cada flujo de trabajo es más ágil y eficaz, ya que los empleados pueden encontrar fácilmente los documentos y la información necesaria, mientras cumplen con los procedimientos y protocolos de trabajo.

7- Beneficios ecológicos: El cambio a un sistema de gestión documental supone un beneficio para el medio ambiente. Al disminuir el consumo de papel, disminuye también la tala de árboles y la contaminación por residuos y productos químicos.