6 inventos que mejoran la gestión y publicación en gestión documental
Una de las funciones y objetivos prioritarios de cualquier gestión documental es la de gestionar y publicar documentos. Pero no todos los gestores lo hacen de la misma manera y no todos poseen los mismos requisitos técnicos y funcionalidades. Hoy en neodoc repasamos algunas de estas features destacadas con las que cuentan sólo los mejores gestores documentales que hoy en día se pueden adquirir: 6 inventos que mejoran la gestión y publicación en gestión documental.
1- Eventos y alarmas.
Existen softwares de gestión documental que son capaces de notificar eventos a los usuarios y avisar por alarmas programadas por los mismos. Este sistema puede resultar muy útil para muchas empresas en el caso de plazos que se acaban o caducan.
2- Cuadro de mando (Dashboard) personalizado y configurable
Porque no todos los usuarios somos iguales ni tenemos las mismas necesidades es importante que la gestión documental cuente con cuadro de mando o dashboard configurable que sea completo, sencillo y atractivo, y gracias al cual el usuario pueda personalizar su «Home» con diferentes informes de su interés. Por ejemplo, que pueda poner los documentos que sigue, los que le gustan, los que están en proceso, sus favoritos… Ver dashboard neodoc
3- Visor de documentos
Muy pocos gestores documentales lo tienen pero es una función extremadamente práctica que además de cómoda, hace más atractiva la navegación.Las gestiones documentales que incorporan un visor a través del cual se visualizan documentos permiten al usuario ver dicho documento sin tener que descargarlo previamente, por lo que ganan en agilidad y en comodidad.
4- Copiar, pegar, cortar…
Estamos acostumbrados a trabajar copiando, cortando y pegando documentos tanto en PC como en MAC, por ello es importante que la gestión documental que elijamos nos permita seguir realizando estas acciones dentro de la propia gestión. Poder copiar una carpeta y pegarla en otra ubicación o cortar un documento, etc.
5- Papelera de reciclaje
Algunas gestiones documentales cuentan con papelera de reciclaje para documentos y contenidos.
6- Drag and drop para subir documentos
Sin duda facilita mucho el trabajo de los usuarios el hecho de poder subir los documentos a la gestión simplemente arrastrándolos desde el escritorio al gestor documental. Una tarea que muy pocos gestores documentales permiten hoy en día.
