5 requisitos imprescindibles de un gestor documental

Si estás buscando una gestión documental no te quedes con la primera opción que encuentres. En el mercado existen multitud de soluciones muy diversas. Las hay que son más completas, las hay más económicas, más sencillas, más útiles según el sector al que se dirijan… Pero lo que está claro es que a una gestión documental hay que pedirle unos requisitos mínimos, unas funcionalidades básicas que cualquier gestor documental que se precie ha de tener. Hoy en neodoc hablamos de estos 5 requisitos imprescindibles.

1- Potente buscador. Que se pueda encontrar un documento introduciendo múltiples criterios de búsqueda. En este sentido, poder introducir etiquetas o tags, en los documentos nos ayudará mucho a su búsqueda y organización.

2- Flujos de trabajo a través de los cuales se definan acciones que debemos llevar a cabo. Es decir, si a través de este gestor podemos incluir la solicitud de vacaciones debería llegarle un correo electrónico a nuestro responsable del departamento que debe autorizarlas avisándole de la solicitud. Poder definir los flujos de trabajo ayudará a amortizar rápidamente la inversión realizada en el gestor documental puesto que mejora mucho la productividad.

3- Digitalización documental. Cuando los documentos los creamos nosotros no hay problema, pero cuando nos llegan de clientes, proveedores, etc. tenemos que tener facilidades para integrarlos dentro de nuestro sistema de gestión documental.

4- Sistema de versiones. Una de las cuestiones claves que nos ayudará a mejorar el uso que hacemos de un documento mientras está en creación,cuando estamos trabajando el documento. Por ejemplo: ver los cambios en el mismo de forma sencilla.

5- Comentarios y avisos. Es una parte fundamental para poder comunicarnos y aligerar el correo electrónico de nuestra empresa. Los comentarios incluidos en el documento que hemos puesto llegarán a los implicados que se hayan suscrito al documento.