5 consejos para optimizar el uso de gestión documental en la empresa
Tener un software documental hoy en día es algo bastante común en todas las empresas. Pero tenerlo no significa que estemos sacándole todo el partido… Por ello, hoy os traemos cinco consejos para aprovechar al máximo vuestra gestión documental.
1. Determina los objetivos del software de gestión documental
Lo lógico es que el software incluya funcionalidades que solucionen diversos procesos relacionados con documentación, por lo que es importante ser específico. Pregúntate, ¿qué quieres conseguir exactamente?. Ahorrar dinero, mejorar la organización, etc. Una vez que sepas claramente tu objetivo, será fácil llegar a él. Por el contrario, no definirlo pueden hacer aparecer errores.
2. El que no mide no mejora
Antes de implementar, es buena idea que definas métricas y KPIs que te sirvan después para analizar el progreso de la gestión documental. Podrás comparar entre el antes y el después y ver claramente un avance (o no) gracias al software. Por ejemplo, si aprobar un documento antes tomaba más de 15 minutos y ahora se hace en menos de 5…
3. Dale prioridad a los procesos más importantes
En función de las necesidades, habrá que prestarle más atención a los procesos de respuesta a clientes, la validación y envío de facturas o los procesos de colaboración entre empleados.
4. Presta atención a la búsqueda y consulta de documentos
¿Cuántas veces has intentado buscar un documento antiguo y no has podido? ¿Cuántas veces has buscado pero has encontrado de todo menos lo que querías? es importante que definas claramente el indexado de la documentación dentro del software documental. Presta atención y organiza los documentos de forma que cuando los usuarios busquen, sean capaces de encontrar la información relevante.
5. Involucra a todos los usuarios
Hay empresas que se dan cuenta demasiado tarde de que su software documental tiene un uso menor del esperado. ¿La razón? No se ha sabido transmitir el funcionamiento y las ventajas del sistema a los empleados. Es muy importante conseguir que los usuarios se acerquen al sistema y aprovechen al máximo el software documental.
Fuente de este post: Tic Portal
