4 funciones principales de la gestión documental
Nuestro último post ha tenido un gran éxito de visitas y de comentarios. Recogemos, por ello, algunos de ellos en esta entrada a modo de resumen, que nos ha facilitado nuestro amigo y experto en gestión documental Sergio Gómez.
Para Sergio se podrían resumir en 4 puntos principales las funciones que ha de cumplir un gestor documental:
Lo primero, debe ser un robusto esquema de clasificación basado en MoReq2, sobre este la posibilidad de esquematizar los metadatos , roles y permisos de acceso a los distintos niveles del cuadro de clasificación.
En términos de gestión, la capacidad de mover los documentos por medio de procesos, agregando información de contexto que se refleje en los metadatos que previamente definimos.
En términos de disposición final, debe tener la capacidad de establecer políticas de retención y disposición de los documentos. Garantizando su trazabilidad, autenticidad e integridad
en todo momento.
Las búsquedas y consultas deben ser un fuerte, como fin final de la herramienta. Poder buscar de muchas maneras y recuperar en tiempos cortos debe ser la punta de lanza del sistema.
