12 ventajas claves de la gestión documental en las empresas
Cuando hablamos de ventajas de la gestión documental solemos pensar en una oficina sin papel, en la que todo está más organizado, más «limpio»… Pero los beneficios de la gestión documental van mucho más allá. Hoy queremos contaros las 12 ventajas de tener un sistema de gestión documental implantado en vuestra empresa (ni más ni menos).
1- La primera, quizás la más importante, es que con la gestión documental se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
2- Punto muy importante también: Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información. De esta manera, ganamos en eficiencia.
3- Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
4- Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos. Con la gestión documental no hay dudas, se sabe quien tiene que dar de paso una factura o quien puede ver un determinado documento (nómina, contrato…), etc.
5- Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación. Por ejemplo, para hacer un proyecto entre dos o más personas.
6- Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos. Esto es vital en una gestión documental.
7- Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas. No perderás nada y encontrarás lo que buscas fácilmente porque todo estará más organizado y por que se podrá buscar con palabras por todos los textos.
8- Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, fax etc… No todos los gestores documentales son integrados y es algo muy importante. neodoc, por ejemplo, es un sistema plenamente integrado, ya que puede trabajar con cualquier otro ecosistema tecnológico y puede hacerlo en cualquier punto del ciclo (captura – gestión – entrega). De tal manera que el módulo de captura se puede integrar con otro repositorio documental, y el módulo de gestión, al usar estándares como CMIS, puede complementarse con otros softwares de captura. Asimismo, neodoc goza de integración con otros sistemas externos,como es el caso de Microsoft Office y de Google Docs.
9- Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.
10- Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.
11- Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.
12. La última, también imprescindible: Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc.
