Beneficios de digitalizar y automatizar la gestión de facturas
Las facturas siguen siendo uno de los documentos más utilizados por las empresas. Además, es común recibir un volumen muy elevado de las mismas, lo que dificulta su rápida recuperación y gestión.
Ahora, con la implantación del teletrabajo, la gestión y aprobación de las facturas resulta más complicado que nunca.
Son muchas las organizaciones que ya han decidido implantar esta tecnología en sus procesos, pero también son muchas aquellas que aún realizan todos estos procesos de facturación en papel y de forma manual. Si tu empresa pertenece al segundo grupo, quédate a leer por qué deberías automatizar tus procesos.
¿Por qué automatizar las facturas de tu empresa?
1. Reducción de errores
Al realizar tareas de forma manual, es muy común que se cometan errores y al tratarse de facturas ocurre lo mismo, pudiendo producirse errores como fallos numéricos, duplicados de facturas, recepción de facturas erróneas.
Esto dará lugar a numerosas incidencias dentro de nuestro ERP, que luego habrá que revisar y solucionar de forma individual, provocando un mayor flujo de trabajo que podría haberse evitado con sistemas digitales de automatización.
2. Optimización de los procesos de pago
Es común encontrarse con atrasos en pagos de facturas como consecuencia de su envío individual y de forma manual, ya que hacen que este sea un proceso largo y tedioso. Para agilizar este paso, es conveniente tener un programa de gestión online que automatice todo el proceso de recepción, captura, clasificación o gestión y envío de facturas.
3. Aumento de la productividad y eficiencia
Tener una plataforma que se encargue de todo el proceso de vida de las facturas permite liberar a los trabajadores del departamento de realizar tareas tediosas, para que puedan dedicarlo a otras más importantes.
Automatizar te permitirá mejorar la productividad de tus acciones y convertirá a tus trabajadores en personas más eficientes.
4. Comprobación entre facturas y pedidos
Una vez hayas digitalizado tus facturas en tu plataforma de gestión, la comprobación de los datos que incluyen con los de los pedidos hechos anteriormente se harán de forma automática, sin intervención humana. La plataforma comprobará de forma automática la concordancia de los datos y emitirá un aviso en caso de haber algún error.
5. Flujos de aprobación inteligente
Simplifica los procesos manuales de aprobación de facturas gracias a los workflows de aprobación inteligente.
Traslada tu proceso de aprobación al sistema digital y agiliza el envío de documentos entre las personas responsables. El propio sistema detecta qué tipo de factura es mediante sus datos y lo adjudica al flujo de aprobación correspondiente.
6. Visibilidad y trazabilidad de cada factura
Tener todas tus facturas almacenadas en tu plataforma online, no solo te permite acceder a ellas desde cualquier sitio, sino que también podrás comprobar cada uno de los pasos por lo que pasa cada factura y comprobar aquellos datos que necesites.
Todo de forma integrada con tu ERP, que será capaz de hacer el asiento contable automáticamente.
