Caso de éxito: neodoc Compliance y gestión de facturas en COGERSA
Hoy te contamos nuestro caso de éxito en COGERSA y verás como, gracias a neodoc, esta empresa pasó de una gestión tradicional basada en carpetas y en papel a una gestión digitalizada, ágil, transversal y sólida para apoyar el cumplimiento normativo.¿El resultado? Menor consumo de papel, mayor eficiencia y agilidad en los procesos.
«neodoc cubre todas las necesidades que una empresa puede tener en materia de gestión documental» – Carlos García, Responsable de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de COGERSA.
El problema
Partían de una gestión de la documentación más tradicional, basada en carpetas, intercambio de papel entre partes implicadas, gestión de versiones manual etc. Su intención era tener una gestión documental ordenada.
Además, necesitaban una herramienta sólida para apoyar el cumplimiento normativo dado que en un sector como el de su empresa, se aplican gran cantidad de normas. Una herramienta como neodoc era vital para evidenciar la gestión de los procesos.
Por último, su operativa de gestión de facturas requería de una mayor agilidad. Ésta estaba basada en papel y con aprobación mediante rúbrica. Algo que generaba un consumo elevado de papel y una dependencia de la presencia física en la oficina para el flujo de aprobación.
La solución y el resultado
Las soluciones neodoc compliance y gestión de facturas han hecho que COGERSA resuelva su gestión documental a varios niveles:
- Mejora de la gestión (único repositorio común accesible, control de versiones y aprobación) de la documentación transversal de la compañía, pudiendo ir incorporando todos aquellos documentos que las diferentes áreas de la empresa fueran necesitando.
- Dar soporte al cumplimiento normativo.
- Digitalización de facturas.
Los resultados han sido:
- Reducción del consumo de papel.
- Aumento de la eficiencia en la búsqueda de documentación.
- Mejora del control y aprobación de las versiones de los documentos.
¿Por qué neodoc?
Para Carlos García, Responsable de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de COGERSA, «neodoc es una herramienta que cubre muy bien las necesidades que una empresa puede tener en materia de gestión documental». Para García es una ventaja que nuestra solución cuente «con módulos específicos para gestión de procesos concretos, como son el cumplimiento normativo, digitalización de facturas o proyectos, ya que esto hace que se reduzca el tiempo de implantación al partir de una parametrización tipo que luego puedes adaptar a tus necesidades», explica.
COGERSA
COGERSA es el acrónimo de Consorcio para la Gestión de los Residuos Sólidos de Asturias, y está formado por los ayuntamientos de todos los concejos asturianos y el Gobierno del Principado de Asturias. Su misión y objetivos son la explotación y gestión del servicio de eliminación de residuos sólidos, así como su recogida, transporte, tratamiento y demás situaciones y relaciones inherentes al proceso.
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