¿Qué es el flujo de trabajo y por qué es importante en un gestor documental?
Flujo de trabajo se refiere al movimiento automatizado de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Por ejemplo, una factura puede estar como recibida, aprobada, pagada, etc. El control de los flujos de trabajo supone la máxima automatización de los procesos empresariales y el control de las etapas, durante las cuales los documentos pasan de un empleado a otro, según procedimientos previamente definidos.
La etapa previa al control de flujos de trabajo es el control de flujos de información. Las empresas deben analizar cómo la información llega, se almacena y se distribuye por la compañía para generar un flujo de trabajo eficiente.
Beneficios del workflow
- Mejora de la productividad del trabajo de los empleados con la automatización de procesos.
- Normalización de los métodos de trabajo mediante procedimientos preestablecidos.
- Optimización de la circulación de información interna.
- Ahorro de tiempo en tareas poco necesarias u obsoletas.
Características
- Notificaciones por email: a través de las notificaciones por email, los administradores reciben información detallada del punto en el que se encuentra una tarea.
- SLA control de estatus: se trata de una representación gráfica del estado de una tarea. Gracias a un código de colores se enfoca la importancia en aquellas etapas del proceso que necesitan de mayor atención o están experimentando algún problema.
- Formularios pre-completados: con el fin de evitar las pérdidas de tiempo a la hora de rellenar formularios repetitivos, se aconseja la distribución de formularios parcialmente completos.
- Reasignación de tareas: no todos los procesos terminan funcionando de la forma en la que se planean. Por ello, y para evitar gastos económicos, el software de flujo de trabajo permite la reasignación de tareas.
