Consejos para mejorar la gestión documental en tu empresa

Si ya tienes implementada una gestión documental en tu empresa pero no va todo lo bien que desearías y quieres optimizarla no te pierdas nuestros consejos con los que lograrás mejorar.

1. Digitaliza documentos en papel

Para empezar es muy importante este paso y podríamos decir que es el primero para lograr mejorar tu gestión documental. Transformar la información en papel a formato electrónico va a mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos, ya que la información electrónica es mucho más fácil de recuperar, de buscar y de administrar.

2. Centraliza toda la documentación de tu empresa

Ubica todos los documentos de tipo corporativo en un mismo punto. De esta manera, unificarás toda la gestión documental, evitarás la temida y molesta duplicidad de documentos, e incrementarás y mejorarás la accesibilidad a los mismos. Sin duda, el hecho de poder acceder de manera ágil a un documento mejora el proceso de toma de decisiones.

3. Clasifica y categoriza los documentos

Para que las búsquedas de información sean eficientes es necesario tener los documentos bien clasificados, de forma clara y sencilla. No siempre es una tarea sencilla, lo sabemos. Tienes que identificar los procesos clave de tu empresa y comprender su estructura para así lograr tener una base para hacer esta clasificación.

4. Hacer buen uso de los Metadatos

Los metadatos son tus aliados para lograr estructurar la información y optimizar la gestión documental. Los metadatos son los que describen qué hay en los archivos, cuál es el contenido de los mismos. Por ello, éstos junto a una buena categorización de la que hablábamos antes, agilizará enormemente la localización de documentos. Obviamente, la definición de los metadatos debe ser hecha en función del contexto de los documentos.