5 Consejos para una gestión documental eficaz en las empresas
La gestión documental es, sin duda, un aspecto importante que preocupa a las empresas y que éstas deben cuidar (sobre todo aquellas que dediquen gran parte de su actividad a la creación de documentos como las que se dedican a temas legales, a la consultoría o a las finanzas). Hoy os traemos 5 consejos útiles para lograr una gestión documental eficaz en vuestra empresa.
- Para empezar, debéis saber que contar con un software de gestión documental no es suficiente. Los usuarios de una compañía deben realizar reuniones periódicas para determinar la idoneidad de la configuración del mismo. Si queremos rentabilizar la inversión esto es básico.
- Nombrar responsables: a pesar de que el programa de gestión de documentos e información automatice la mayor parte de los procesos, es importante contar con responsables que supervisen el correcto uso del software. También resulta importante desde un punto de vista estratégico, ya que sin objetivos que cumplir ni responsables que lo monitoricen, se puede estar tirando por la borda gran parte de la inversión realizada en la herramienta.
- Las normas generales a las que se haya llegado como conclusión deben ser exactamente las mismas en soporte de papel como electrónico. Al fin y al cabo, la única diferencia existente entre ambas es el soporte. Ambos siguen utilizándose en la actualidad y son completamente necesarios para el desempeño de la actividad diaria de la mayor parte de empresas. Por eso, se debe gestionar su uso mediante el mismo conjunto de normas y protocolos.
- Fechar los documentos y dejar clara su autoría: aunque parezca mentira, en la actualidad existen problemas derivados de este ámbito. Por suerte, los programas de gestión documental ya incorporan de forma automática este tipo de elementos, pero es importante tenerlos en cuenta para facilitar la gestión de la información que una empresa realiza.
- Clasificación y control: ejercer un control sobre la documentación que se almacena, así como la seguridad de los datos confidenciales de muchos clientes, forma parte también de la correcta gestión de la información en las corporaciones. Un software de gestión documental incorpora este tipo de seguridad, especialmente si el servidor se aloja mediante la tecnología cloud computing, que asegura un mayor control de los datos debido a su alojamiento en la nube. Además, la información debe seguir un patrón claro de clasificación que debe determinarse antes de la puesta en marcha del software de documentos, para que exista una coherencia y se puedan establecer patrones definidos.
