¿Qué es la gestión documental y en qué casos puede ser un beneficio?

La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la organización:

Al Personal de la Empresa
A clientes y Proveedores

Los beneficios clave de estas prácticas son:

Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente
Aumentar el valor de la información de la empresa.
Evitar la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de información interna.Incrementar la calidad de servicio y la productividad.

Puntos Clave de la Implantación de una solución de Gestión Documental:

Grupos y Roles. Acceso selectivo a la Información.
Workflow. Procesos On Line.
Acceso Descentralizado a la Información.
Punto único de Acceso. Múltiples fuentes de Información.
Detección de Patrones de Comportamiento. Calidad del Servicio.
La Oficina Sin Papel
Compartición de Información. Empresa – Departamentos – Clientes

Cuatro casos típicos de Beneficio de las prácticas de Gestión del conocimiento:

1. Situación: La Empresa gestiona y mantiene Información del Cliente.

Beneficio: El Cliente tiene acceso de forma inmediata y en tiempo Real a su información.

El Cliente puede acceder a través de Internet y de forma segura. El Cliente puede integrar el Sistema de Gestión Documental en sus procedimientos de Trabajo. El Cliente dispone de un aplicativo que le permite utilizar, buscar, gestionar y compartir la información dentro de su Empresa de modo ágil.

2. Situación: Gestión de Expedientes. Incluyen información multiformato y multifuente. Por ejemplo: fax, talones, fotocopias, recibos, documentos ofimáticos, pedidos, albaranes, estadísticas. Todos ellos generados electrónicamente, escaneados o en papel.

Beneficio: Definición lógica de expediente asociado al Cliente. Acceso unificado al conjunto de información. Posibilidad de definir workflows de gestión y operaciones:

entre departamentos
entre empresa y clientes
entre clientes y empresa

3. Situación: Dificultad para el mantenimiento de copias de seguridad, duplicados y verificación de integridad del conjunto de información gestionada.

Beneficio: La Solución de Gestión Documental permite el establecimiento en tiempo real de copias sincronizadas del conjunto de información gestionada en distintas ubicaciones físicas. Permite también delegar las tareas de almacenamiento, backup y mantenimiento de repositorios a un Data Center gestionado.

4. Situación: Un mismo documento pertenece o está en uso por diferentes expedientes o clientes.

Beneficio: La herramienta de Gestión Documental permite la creación de versionado sobre un mismo ítem. Incluso el establecimiento de relaciones jerárquicas entre versiones.