Problemas más comunes debidos a una mala gestión de la documentación

Pérdida de documentación. (discos duros, copias desactualizadas). Habitualmente los documentos digitales se almacenan en directorios o carpetas dentro de discos duros en equipos de trabajo. Esto plantea muchos problemas de seguridad, debido principalmente al acceso incontrolado a los ficheros, las vulnerabilidades de seguridad de los sistemas informáticos que acceden a dichos ficheros, como son virus, sistemas desactualizados, entre otros. Como resultado, la pérdida de documentos es algo frecuente.

Sobre-escritura de ficheros.

Es habitual que varios usuarios accedan simultáneamente a los mismos documentos, a través de red, etc. con lo que es muy frecuente que mientras un usuario está trabajando sobre una copia de un documento, otra persona podría modificarlo por otro lado. Esta es una situación muy frecuente que lleva irremediablemente a la pérdida de documentación y la generación de distintas versiones incontroladas de un mismo documento.

Falta de seguridad. (accesos no permitidos).

Es habitual que los sistemas no ofrezcan los niveles de seguridad necesarios para proteger la documentación debidamente. Esto es debido sobre todo a incorrectas configuraciones de acceso y privilegios de usuarios sobre ficheros.

Duplicación de documentos en distintas ubicaciones. 

Es frecuente guardar ficheros en distintas carpetas o directorios, discos duros, equipos, memorias USB, etc. Esto genera inconsistencia en la documentación al no disponer de un control de cambios centralizado. Y hace imposible distinguir las copias válidas, las últimas versiones de los documentos, así como los cambios realizados en cada versión.