Transforma su antiguo archivo en un gimnasio para sus empleados

Reprografía Industrial de Catalunya (RIC), ha implantado la solución de gestión documental en sus sistemas. Para ello han llevado a cabo la digitalización de todos los documentos de la compañía, a través del escaneado y archivado de los mismos. Un proceso realizado de forma automática y sencilla, aunque, como comenta Molina, director financiero de RIC: “digitalizamos los “papeles” que habíamos acumulado durante años, y hasta que no empezamos no nos dimos cuenta de las toneladas de papel que teníamos.”

Durante los cuatro meses siguientes se llevó a cabo la transformación del antiguo archivo en el nuevo gimnasio, con la instalación de las máquinas y la ambientación del espacio. «Ahora mismo la mayor parte de los empleados usan el gimnasio, con una media de dos horas semanales por persona”, continúa Molina.

Este proyecto se engloba dentro de la filosofía laboral desarrollada por RIC en los últimos años, y que tiene como objetivo principal mejorar las condiciones de sus empleados. “El ahorro de espacio es una de las ventajas de los sistemas de gestión documental, la zona de archivo desaparece y se convierte en un espacio que se puede destinar a cualquier otra actividad. En RIC lo hemos tenido muy claro desde el primer momento y lo hemos transformado en un gimnasio para empleados. Es una forma de aprovecharnos de las ventajas de nuestros propios servicios y hacer además que redunden en nuestros empleados” continúa Molina.

La implantación de esta solución ha supuesto una mejora en el control de costes y en la optimización de los recursos disponibles. Gracias al sistema central de archivado, ahora los documentos están disponibles de forma directa para todos los empleados a través de la red, que además pueden visualizar el mismo documento de forma simultánea. Esto mejora la flexibilidad de los trabajadores, que pueden ofrecer una respuesta inmediata a clientes y proveedores, mejorando su experiencia y redundando en el beneficio de la empresa.

Por otra parte mejora el trabajo de los usuarios móviles o de ubicaciones remotas, a través de la facilitación del acceso a la documentación general de la empresa, con independencia del lugar en el que se genere y archive. “Además la implantación de esta solución es también una protección contra incendios o inundaciones, ahora tenemos todos los documentos almacenados en “la Nube”, por lo que aunque los equipos sufran daños irreparables, nuestra información y la de nuestros clientes está protegida y disponible para que podamos seguir trabajando” comenta Francisco Molina, director financiero de RIC.