El gran momento de la gestión documental en España
La crisis ha impuesto a las empresas la necesidad de mejorar sus procesos, con el objetivo último recortar costes y mejorar la productividad de sus empleados. Para conseguirlo, la digitalización de los documentos y el tratamiento automatizado de los mismos en las compañías es un factor clave. En consecuencia, con unas empresas acuciadas por la crisis y por una escasa competitividad, podría ser el gran momento de la gestión documental en España.
María Luisa Piris, service marketing manager de Despachos Profesionales de Sage, aseguró que la gestión documental es básica en el día a día de sus clientes. Además reconoció: “Estamos en una fase muy preliminar de introducción de esta tecnología y tenemos que seguir con nuestro papel divulgador”.
Por su parte, Melchor Sanz, responsable de preventa de la división de Impresión y Sistemas Personales HP, fue claro al reconocer que efectivamente hay “mucho desconocimiento en las pymes” y que la industria es la culpable. “No sabemos transmitirles lo importante. Debemos hacer consultorías para que sean capaces de cubrir sus verdaderas necesidades”.
Jesús Cabañas, encargado de marketing de la unidad de Imaging de Fujitsu, también reconoció que en ocasiones los fabricantes se ven arrastrados a prescribir tecnologías que no son las más adecuadas. Y es que, en su opinión, cada cliente es un mundo. “Es muy difícil hablar de necesidades en general. Las pymes no tienen nada que ver con las grandes cuentas. Muchos clientes empiezan escaneando y guardando por imperativo legal. Otras van más allá e incorporan motores de búsqueda, como pueda ser Autonomy o Abbyy. Al último estadio llegan las empresas que integran la gestión documental en su proceso de negocio».
Se mostró disconforme Marco Aurelio Losas, jefe de marketing de canal de Canon, que recordó que empresas como la suya han evolucionado para ser proveedores de servicios en las pymes. Además señaló que no hay conflicto en un proveedor como Canon que vende impresoras (generadores de papel) y sistemas para digitalizar documentos (ahorradores de papel) al tiempo.
Losas pidió a fabricantes y distribuidores que no vean esto como una guerra (entre sistemas de impresión y sistemas de escaneado), sino que conciban la gestión documental como un todo, que va desde que se crea el documento hasta que se destruye.
Juan José Luque, product manager de Konica Minolta, señaló que la gente ya no manda tantos documentos a la impresora y que se impone a los actores de la industria cambiar de tercio para vivir de la gestión de documento. “No vale con ofrecer una solución de archivo y búsqueda. Nosotros creemos que el documento tiene que estar siempre disponible. Por eso estamos trabajando en el ámbito de las redes sociales corporativas. La idea es que no solo se acceda al documento, sino que también los usuarios puedan compartir la información y enriquecerla”.
