Consejos para tener siempre a la mano tus documentos importantes
¿Te has puesto a pensar en la gran cantidad de documentos que manejamos hoy? Pólizas de seguros, identificaciones oficiales, actas de nacimiento y de constitución de empresas, facturas de productos y servicios… En fin, una gran cantidad de documentos que en mayor o menor medida necesitarás consultar tarde o temprano para realizar algún trámite o realizar alguna aclaración. Es claro que no podemos llevarlos todos siempre con nosotros, y no sólo por su volumen, sino por el riesgo que significa llevar tanta información delicada. Hay una solución sencilla y práctica a este dilema que nos llega de mano de la tecnología: la digitalización.
Da preferencia a los documentos digitales
Solicita a tu banco, aseguradora, comercios y proveedores que te envíen tu estado de cuenta, pólizas y facturas en formato digital. La gran mayoría tienen programas de ahorro de papel por motivos ecológicos o de costos, así que seguramente contarán con opciones para ello.
Piensa dos veces antes de imprimir los comprobantes de las operaciones, procesos y trámites realizados a través de Internet. ¿En verdad necesitas el papel para algo? Muchos de los programas actuales y de los navegadores de Internet te dan la opción, al seleccionar la opción de mandar a imprimir, de generar un archivo digital.
Una recomendación: Procura que los archivos generados sean del tipo PDF, ya que es un formato de archivo estándar el cual puede ser abierto en prácticamente cualquier equipo de cómputo o dispositivo móvil.
Digitaliza los documentos impresos
Es de esperar que no todos los documentos los puedas obtener en formato digital, sin embargo, procura digitalizar los más delicados (como pólizas, pasaportes, visas) y los demás conforme los vas necesitando. Para ello puedes utilizar:
Un escáner como tal, disponible en muchas de las impresoras multifuncionales de hoy en día.
Aplicaciones especializadas para dispositivos móviles, las cuales utilizan la cámara del dispositivo para capturar la imagen de lo que deseas escanear generando un archivo PDF con la imagen.
Lleva contigo tus documentos
¡Realmente esta es la magia! Hoy en día existen muchas opciones que te permiten respaldar tus documentos digitales en Internet y consultarlos desde cualquier computadora conectada a la red en cualquier parte del mundo, y mejor aún, accederlos a través de tu Teléfono Inteligente, Tableta o Dispositivo Móvil que tenga la capacidad de acceder a Internet.
Tienes a tu disposición opciones muy cómodas para su manejo de forma personal como son Dropbox o Google Drive; pero si en tu caso lo que buscas es proteger, digitalizar y acceder a los documentos de tu empresa, hay soluciones más robustas y con una mayor gama de servicios. (Como, por ejemplo, la gestión documental neodoc)
