5 claves para elegir el mejor gestor documental

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Si has pensado en implantar un gestor documental en tu empresa ya te habrás dado cuenta de que las opciones existentes en el mercado hoy en día son muchas. Tienes que pensar primero qué es lo que le pedirías a un gestor para que te ayudara en tus tareas, en definitiva, que te aliviara la carga del día a día.

Nosotros te proponemos estas 5 características que creemos debería poseer todo gestor documental:

  • Para empezar has de valorar si el gestor documental es completo, es decir: ¿realiza el ciclo de vida del documento? ¿Te permite capturar, gestionar y entregar? Muy pocos gestores documentales lo hacen. Algunos sólo te ofrecerán la parte de captura (digitalización) y otros sólo cubrirán la parte de gestión (ECM). La ventaja de neodoc es que, además de ser completo, es modular, es decir, tú puedes comprar sólo la parte de captura o bien, la parte de gestión, y luego, integrarla con otros programas o sofwares.
  • Uno de los requisitos básicos que ha de tener un buen gestor documental es un buscador potente que te permita encontrar un documento introduciendo múltiples criterios de búsqueda. En este sentido, poder introducir etiquetas o tags, en los documentos te ayudará mucho a la búsqueda y organización.
  • Es importante que se puedan establecer flujos de trabajo (workflow) a través de los cuales se definan acciones. Es decir, si a través de este gestor podemos incluir la solicitud de vacaciones debería llegarle un correo electrónico a nuestro responsable del departamento que debe autorizarlas avisándole de la solicitud. Poder definir los flujos de trabajo ayudará a amortizar rápidamente la inversión realizada en el gestor documental puesto que mejora mucho la productividad. (aprobar – rechazar – revisar – etc.)
  • Sistema de versiones, una de las cuestiones claves que nos ayudará a mejorar el uso que hacemos de un documento mientras está vivo, en creación. Muchas veces pensamos en el gestor documental como algo que nos ayuda para el archivo y organización, pero también debemos aprovechar sus funcionalidades cuando estamos trabajando el documento, y las partes implicadas realizan cambios en el mismo, de manera que podamos comparar versiones, ver los cambios de forma sencilla, etc.
  • Comentarios y avisos que es una parte fundamental para poder comunicarnos y aligerar el correo electrónico de nuestra empresa. Los comentarios incluidos en el documento que hemos puesto llegarán a los implicados o responsables del documento.