Gestión documental para el sector de la construcción

Empresa – OCA CONSTRUCCIONES Y PROYECTOS, S.A. es una empresa de construcción fundada en 1998 y orientada a proporcionar soluciones en los ámbitos de la obra civil, la edificación y la construcción industrial, con una clara vocación de internalización que la ha llevado a abrir mercado fuera de sus fronteras. Actualmente OCA tiene oficinas en Oviedo y Madrid (España), Lima (Perú), Bogotá y Medellín (Colombia) y en La Paz (Bolivia).

Reto

Realizar una obra genera gran cantidad de documentación, tanto técnica (planos, memorias, pliegos…) como administrativa ( ofertas, contrataciones, resoluciones…). Una documentación que OCA gestionaba a través de carpetas de red, papeles e e-mails con el consiguiente riesgo de pérdidas y equivocaciones. Estaba claro: OCA requería de un sistema con el cual gestionar toda la documentación generada en el proceso de obra desde la oferta al cierre.

Solución

Se implantó el sistema de gestión documental neodoc que se integró con su ERP Solmicro Expertis y que actuaba como guía para el cumplimiento de procesos y metodologías de trabajo. El proceso de gestión se vinculó a los documentos pudiendo crear diferentes estadios o fases del proyecto. De forma automática y en base a hitos, el sistema realizaba las transiciones de unos estadios a otros optimizando tiempos y garantizando en todo momento el cumplimiento de las metodologías de trabajo determinadas por la empresa. Del mismo modo, la documentación resultaba accesible por departamentos en función de su vinculación con el área administrativa o técnica. Gracias al modelo Nube se podía acceder a la información desde las diferentes sedes de la empresa en España, Chile y Perú, de forma óptima.

Resultados

OCA ha conseguido con neodoc la automatización de los procesos, la optimización de los tiempos y, sobre todo una mayor accesibilidad, gracias a la cual el acceso a la información es más ágil y óptimo.