¿Sabes qué es la Gestión documental?
El término de Gestión documental según la definición más clásica sería: “El conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización”.
Pero vamos a ir un poco más allá. Gracias a las nuevas tecnologías podemos realizar la gestión de documentos de a través de un software, o lo que es lo mismo aplicación informática que permite el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos (ya sean documentos escaneados o que se haya creado originalmente en digital).
Hoy en día se trabaja con un gran volumen de documentación y en muchas ocasiones necesitamos buscar una información almacenada y para poder recuperarla nos vemos obligados a buscar a través de archivadores, carpetas, apuntes,… y así en un montón de lugares hasta dar con ella.
¿Conseguimos encontrarla? En la mayoría de los casos sí, pero nos ha supuesto una pérdida de tiempo considerable y eso si realmente la localizamos de lo contrarío habremos perdido nuestro valioso tiempo.
La solución a este tipo de búsquedas y organización de la documentación se puede resolver de forma sencilla gracias al software de gestión documental.
Estas aplicaciones informáticas como puedan ser los gestores Docshare o Avanbox, nos suponen pasar de un archivo físico a uno electrónico con todas las ventajas que conlleva como la de ahorrar espacio, agilizar la búsqueda de documentación, generar flujos de trabajo automatizados, recuperar información desde cualquier lugar, integrar nuestra información con nuestros propios software de contabilidad, etc.
Resumiendo, un sistema de gestión documental permite agilizar a una empresa a la vez que la dota de mayor tiempo de respuesta y le proporciona un ahorro muy importante en costes (papel, almacenamiento, tiempo, facturación), sin olvidar que ayudan a cumplir con las normativas de la Ley de protección de Datos.
Además gracias a la gestión documental, la seguridad de los datos de una empresa es mucho mayor, ya que debido a su naturaleza se pueden evitar pérdidas, extravíos o accidentes inesperados de la documentación vital de la empresa.
