Gestión documental para el sector logístico
Una gestión documental ágil puede proporcionar una solución integral a las dificultades tecnológicas ante las que se enfrentan las empresas englobadas dentro del sector logístico transporte y distribución. El resultado de esta adecuación, se traduce en la fácil gestión del ciclo de vida de los albaranes -por parte de los propios transportistas- ya que pasan a integrarse directamente en el sistema de la compañía distribuidora. De este modo, la automatización de estos procesos implica un ahorro de tiempo, la reducción de los costes y el aumento de la productividad.
Uno de los grandes problemas a los que se enfrentan las empresas relacionadas con el sector logístico es la correcta gestión del gran volumen de documentación asociada a cada ruta, concretamente la de los albaranes relacionadas con el transporte y distribución de la mercancía. Esta tarea implica una dedicación exclusiva por parte del personal administrativo, con el correspondiente coste económico e incremento del tiempo destinado, exclusivamente, a la gestión documental de esta parte del proceso logístico.
Tecnología de software documental logística sencilla para todos
La ventaja de adquirir este software documental adaptado al sector logístico radica en que es compatible con el propio hardware de la compañía distribuidora, lo que reduce los costes, tanto de la adquisición como del mantenimiento. Se instala fácilmente en uno o varios puestos informáticos de la empresa y cuenta con una práctica y sencilla interfaz gráfica con pantalla táctil, en la que los transportistas pueden gestionar directamente los albaranes de entrega correspondientes a cada ruta.
Antes de emprender la marcha, el conductor puede realizar varias operaciones de manera autónoma en estos puestos. Gracias a este software adaptado se puede generar e imprimir los albaranes relacionados con cada entrega; y firmar la Carta de Porte en la tableta, lo que permite tenerla registrada digitalmente en el propio sistema de la empresa.
Una vez entregada la carga y de nuevo en el almacén de origen, el transportista debe liquidar la ruta al introducir el taco de albaranes en el escáner dónde, gracias a un código de barras, se digitaliza el gran volumen de documentos asociados a una entrega. Es de esta forma, que la empresa distribuidora incorpora esta nueva documentación a sus aplicaciones informáticas.
Además, y como valor añadido, cabe destacar que es el conductor quien registra, en la interfaz del software documental logístico, las posibles incidencias, parciales o totales, ocasionadas en cada entrega. Es decir, de nuevo se obtiene un ahorro en tiempo y costes, así como un aumento en la producción para las empresas transportistas y distribuidores que forman parte del proceso logístico.
