El futuro de la gestión documental
El presente… o sea, ¡hoy! Las demandas de los grandes líderes de negocios ya han empujado a que la gestión de documentos vaya hacia el online. El almacenamiento en la nube es barato y las económicas aplicaciones web han traído el proceso de gestión documental online a las masas. La paquetización de sofisticado software de nivel empresarial también permite versiones avanzadas de control, seguridad y almacenamiento de datos a gran escala. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) también está desempeñando un papel cada vez mayor en la gestión documental, ya que se convierten cada vez más documentos físicos en formatos digitales. Documentos legales, registros sanitarios y estados financieros están siendo manipulados y transferidos al entorno digital. Las innovaciones en los lectores de eBooks y libros electrónicos específicos están generando más demanda hacia los formatos digitales, edición digital y distribución de los mismos. Sin embargo, con todo lo anterior, todavía estamos lejos de una sociedad sin papel.
El futuro… tal vez más cercano de lo que nos imaginamos
El futuro de la gestión documental es ciertamente sin papel. Son necesarios aproximadamente 24 árboles para hacer una tonelada de papel de impresión. Sólo podemos imaginar cuántos árboles son talados cada día para abastecer al mundo con el papel que actualmente utilizamos. Las innovaciones en portabilidad y documentos electrónicos serán un importante factor para reemplazar el papel. Aunque el papel aún es relativamente barato.
En un futuro no muy lejano, todo el mundo va a llevar un lector de documentos extremadamente ligero y barato que puede no sólo sincronizar y actualizarse con todos los documentos que usted necesita, sino que también le permitirá fácilmente distribuir sus documentos a sus clientes o compañeros de trabajo. En lugar de gastar miles de euros en cupones y anuncios publicitarios, impresos y enviados por correo a los clientes, los líderes empresariales del futuro utilizarán cada día más las redes sociales en el ámbito de la publicidad móvil. Los editores de libros en el futuro ya no gastarán millones de euros en impresión de libros en papel. Por el contrario, los autores publicarán directamente sus trabajos y los potenciales clientes tendrán acceso inmediato a través de las redes digitales de la editorial.
Las empresas del futuro serán más descentralizadas, con empleados repartidos por todo el mundo. Su fuerza de trabajo mundial exigirá que todos los documentos de sus negocios estén en Internet y utilizarán controles avanzados de versión y colaboración en tiempo real.
Los avances en seguridad de almacenamiento en línea y confiabilidad animarán a la gente para almacenar todos sus documentos en línea. Todos los registros de salud, estados bancarios de cuentas, registros de empleados y documentos legales… todo se almacenará en línea, accesible sólo por usted con su llave de acceso única. Habrá una mayor colaboración entre las empresas líderes de almacenamiento de documentos electrónicos para crear protocolos de intercambio universal, y que sea fácil y seguro para personas y empresas tener acceso y mover sus documentos.
