“Invertir en gestión documental supone un aumento de la productividad y mejora de la competitividad”
¿Qué ventajas aporta la gestión documental y por qué se hace cada vez más imprescindible?
Las empresas se enfrentan a un importante reto tecnológico, la gestión de la ingente cantidad de información generada por multitud de dispositivos. Cada vez es más difícil para empresas, gobiernos y ciudadanos capturar, almacenar, analizar y tomar decisiones en tiempo real sobre esta información. Es necesario tener una visión inteligente de los contenidos de los documentos para extraer el máximo conocimiento de los mismos, poder tomar decisiones inmediatas y adaptarse cada vez mejor a los comportamientos de los mercados, de los clientes y consumidores.
Las empresas deben empezar a pensar que los documentos ya no pertenecen a una única persona dentro de la organización, sino a un equipo; que puede haber varias personas modificando el mismo documento a la vez y que se puede acceder a esa información desde cualquier lugar pudiendo tomar decisiones inmediatas y proporcionando al cliente o consumidor final información en el mismo momento en el que la solicita.
La gestión documental tiene un papel fundamental que desempeñar en este futuro más tecnológico. Invertir en ella supondrá: aumento de la productividad, mejora de la competitividad y una mayor facilidad para tener presencia en los mercados exteriores.
¿Cómo ve el sector durante el 2014 y los años posteriores?
El sector de la gestión documental tiene todavía muchísimo recorrido por delante, es uno de los sectores con mayor crecimiento. Pese a que llevamos ya unos años en el mercado, te diría que esto no ha hecho más que empezar y que será así por muchos años. Los avances tecnológicos en materia de gestión documental son constantes y por lo tanto siempre es necesaria la retroalimentación para la optimización de los procesos.
Además, la coyuntura mundial ha intensificado la normativa con el objetivo de evitar fraudes, impagos… acciones ilegales que han surgido por la situación económica actual. Nos referimos a normas como Basilea III, La Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales, la obligatoriedad de consultar listas negras, etc. que afectan directamente a la gestión documental. Son necesarios nuevos controles de firmas de documentos, integridad del expediente, comprobaciones de autenticidad de documentos, plazos de conservación, etc. Para lo que seguirá siendo cada vez más necesaria la intervención de empresas como SGAIM.
Finalmente, destacamos que el nivel de automatización en materia de gestión documental de las empresas todavía es muy bajo y tienen grandes necesidades pendientes de ser resueltas. El nuestro es un negocio en auge al que le quedan muchos años por delante para seguir desarrollándose.
