En tiempos de crisis empresas apuestan por la gestión documental
Dicen los expertos que, a pesar de la crisis que vive nuestro país, es un gran momento para la gestión documental en España. Y es que las empresas tienen más que nunca que mejorar sus procesos, recortar costes y mejorar la productividad. Para conseguirlo, la digitalización de los documentos y el tratamiento automatizado de los mismos es un factor clave. En consecuencia, con unas empresas acuciadas por la crisis y por una escasa competitividad, podría ser el gran momento de la gestión documental en España. Las empresas, instituciones y organismos públicos acumulan cada vez un mayor número de documentos. Un correcto almacenamiento de estos archivos y una distribución ordenada para poder disponer de ellos cuando sea necesario es vital para la operatividad y la productividad de una firma.
La digitalización de los documentos es un gran paso que facilita los procesos internos de las empresas y que supone un ahorro importante pero es solo el primer paso para rebajar los gastos. Las nuevas tecnologías permiten almacenar la información con diferentes formatos y contenidos, y puede clasificarse con mayor facilidad y estar siempre disponible desde cualquier parte del mundo.
La llegada de la crisis ha dinamizado el sector y multiplicado la demanda. La caída de los ingresos se intenta compensar con un control del gasto no productivo para cuadrar los balances. Dentro de los gastos corrientes, la gestión documental ocupa una buena porción y, además, adolece de eficiencia, debido a que este no es el ámbito de actuación propio de las compañías, de modo que externalizar todos estos procesos supone una reducción de costes de hasta el 50%. Un auténtico salvavidas para las empresas.
La búsqueda continua de mecanismos que permitan recortar los gastos no productivos sitúa al sector del outsourcing documental y de procesos en el centro de la diana.
