Di adiós a los 4 principales problemas que acarrea una mala gestión de la documentación
Adiós a la pérdida de documentación. (discos duros, copias desactualizadas).
Los documentos digitales se suelen almacenan en directorios o carpetas dentro de discos duros en equipos de trabajo. Esto plantea problemas de seguridad (acceso incontrolado a los ficheros), virus, sistemas desactualizados… Como resultado, la pérdida de documentos es algo frecuente.
Olvídate de la sobre-escritura de ficheros.
Cuando varios usuarios acceden simultáneamente a los mismos documentos a través de red es muy frecuente que mientras un usuario está trabajando sobre una copia de un documento, otra persona lo modifique por otro lado… Esta es una situación que se da y que lleva irremediablemente a la pérdida de documentación y la generación de distintas versiones incontroladas de un mismo documento.
Se acabó la falta de seguridad. (accesos no permitidos).
Es habitual que los sistemas no ofrezcan los niveles de seguridad necesarios para proteger la documentación debidamente. Esto es sobre todo debido a incorrectas configuraciones de acceso y privilegios de usuarios sobre ficheros.
Pon fin a la duplicación de documentos en distintas ubicaciones.
Es frecuente guardar ficheros en distintas carpetas o directorios, discos duros, equipos, memorias USB, etc. Esto genera inconsistencia en la documentación al no disponer de un control de cambios centralizado. Y hace imposible distinguir las copias válidas, las últimas versiones de los documentos, así como los cambios realizados en cada versión.
