¿Cuál es la gestión documental ideal para la pyme?
¿Existe la gestión documental ideal? Y si existe… ¿Cuál es la perfecta para la pyme?
En neodoc creemos que a las pymes hay que ofrecerles soluciones extremadamente sencillas, que les permitan ahorrar y ser más eficientes y sobre todo, que se adapten a sus necesidades concretas.
Y es que el término gestión documental es muy amplio y engloba muchas tecnologías (document management, workflow, gestión de procesos, OCR…) y que pocas pymes entienden, porque lo que quieren es tenerlo todo organizado.
En mucho casos en la pyme la gestión documental está íntimamente ligada a la solución de gestión de la empresa (normalmente un ERP). Tiene que ser parte de ese núcleo, dar un valor añadido a esa solución de gestión. Por lo tanto, muchas veces la gestión documental tiene que ser modular, como parte de un todo.
Asimismo, en las empresas pequeñas y medianas hablamos más que de gestión documental, de “gestión del documento”, es decir, de las distintas etapas que atraviesa el documento desde su creación, a su archivado y posterior recuperación. Para ello, la gestión documental tiene que responder a las necesidades que tienen las pymes en temas como movilidad o seguridad, con una inversión mínima.
Además, está claro que la gestión documental tiene que garantizar un funcionamiento eficiente, proporcionando un ahorro de costes que no exija una gran inversión inicial porque su objetivo, es hacer más fácil el día a día a las empresas. Tiene que convertirse en una herramienta que permita a las empresas automatizar procesos y ganar dinero.
Es bastante común que cada cliente tenga una visión diferente de lo que es la gestión documental, y por lo tanto en neodoc intentamos siempre actuar directamente sobre procesos, actuar sobre problemáticas concretas (facturas, expedientes, proyectos..) Sólo una vez conocemos su problemática podemos aplicar la solución de gestión documental más adecuada. Las empresas saben que tienen que manejar papeles y que cada día es más costoso, les lleva más tiempo…los pierden: tienen un problema concreto y nuestra misión es resolverlo.
En definitiva hay que ofrecer a las pymes lo que necesitan en cada momento y por supuesto, tiene que ser una solución poco ambiciosa, con dispositivos de captura baratos, que aprovechen las soluciones que ofrecen nuevas tecnologías como el cloud computing.
