9 razones para decir sí a la gestión documental
¿Estás pensando en implantar gestión documental en tu empresa pero tienes dudas?. Nosotros queremos ayudarte y por eso, en nuestro post de hoy te vamos a dar 9 razones para decir sí a la gestión documental, 9 ventajas y beneficios. Te prometemos que después de leer nuestro artículo ya no tendrás dudas…
1 – Con una gestión documental podrás reducir los costes documentales de tu empresa entre un 20% y un 40%.
2 – Sin duda, mejorarás la relación con tus clientes y la imagen que les proyectas. Y es que con estas soluciones podrás automatizar y garantizar la entrega de la información a tus clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que ellos deseen.
3 – Aumentarás la eficacia de tu personal ya que algunos o muchos de los procesos que realiza ahora son manuales, y pasarán a ser automáticos total o parcialmente (ejemplo: automatización de la captura de facturas). Esto nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.
4 – Una de las razones más importantes para decir sí a la gestión documental es que te prometemos que incrementarás la productividad de tu empresa al menos en un 6%. Y esto sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.
5 – Disminuirás el tiempo de cobro, ya que podrás agilizar de forma importante la entrega de la facturación a tus clientes y, en consecuencia, recuperar tu dinero con mayor prontitud. Imagínate el ahorro que esto puede significar en los créditos bancarios de financiación.
6 – Sé que muchas empresas dedican mucho espacio al almacenamiento de documentos en sus propias instalaciones, hasta un 20% y un 30% según algunas estadísticas, o necesitan instalaciones alquiladas para tal propósito. Pues si digitalizas los documentos te podrás ahorrar este espacio y usarlo para otros fines.
7 – Dí la verdad… ¿A que muchas veces no sabes exactamente dónde está una información determinada? Y es que localizar un papel puede ser un gran problema que afecta directamente a la productividad de las personas. Si tienes un sistema ágil capaz de indicarte dónde está lo que quieres o lo que necesitas, no sólo te hace la vida más fácil, sino que te ahorra muchas horas laborales.
8 – Seguro que también has tenido la desagradable experiencia de perder algún documento. Desagradable no sólo porque tienes que volver a crear ese documento, sino por el coste de que dicho documento no estuviera a tiempo para su entrega, su estudio, o lo que fuera. La pérdida de un documento puede suponer una cifra muy importante en pérdidas económicas.
9 – Cada empleados guarda sus documentos en su correo electrónico, en sus carpetas personales, en un USB, etc. existen muchos “nichos” personales de información aislada en cualquier empresa, que hacen que la información no sea accesible a las personas que realmente la necesitan, por este motivo la información, o no se comunica, o se duplica y el tiempo de la creación, consulta y destrucción de dicha información se multiplica en función de las necesidades de cada empleado.
