Reflexiones sobre gestión documental
¿Que por qué toca hoy reflexionar? … Veréis… Hoy nos hemos despertado con esta noticia: Sólo la gestión de las facturas, un proceso vital para una empresa, puede consumir hasta el 45% del tiempo de un trabajador.
Con este dato que, sin duda, da qué pensar… Estamos hablando casi de la mitad de la jornada diaria de una persona: unas 20 horas semanales. Un dato que, con las herramientas que tenemos disponibles hoy en día las empresas, ya debería haber pasado a la historia. Ya nadie en los tiempos que corren debería estar «picando» facturas a mano.
Por este y otros datos que os ofrecemos a diario en neodoc insistimos en que la gestión documental es un nicho de ahorro real que puede llegar hasta el 40%. Leíamos esta mañana estas declaraciones de Filipe Ribeiro, Jefe de Producto Servicios y Soluciones de Konica Minolta, “dentro de la gestión documental se identifican los departamentos y trabajadores que los utilizan, modifican y validan. Esto supone que cada trabajador tiene conocimiento inmediato de dónde está el documento y la información que necesita en cada momento. La aplicación práctica es que si un cliente nos pregunta sobre el estado de un pedido o proyecto, el mismo operador de atención puede acceder a esa información y dársela.”
Nosotros desde neodoc estamos totalmente de acuerdo. Y es que la empresa que implanta gestión documental empieza a notar los beneficios de manera inmediata sobre todo en dos ámbitos. Por un lado, mejora sus tiempos de respuesta a clientes en la propuesta de nuevos proyectos y en la solución de problemas, automatiza tareas que no se centran en su actividad comercial y libera a personal cualificado que puede dedicarse a tareas que reporten un beneficio directo. Por otra parte, en el ámbito del cliente, la imagen de la empresa mejora gracias a que reciben un servicio más eficaz.
Sin embargo, no vale cualquier gestión documental, eso está claro. El gestor que alijamos ha de tener unos mínimos, debe cumplir una serie de requisitos para ser realmente una herramienta para la empresa que lo implanta, y no un proceso más que complica el trabajo diario. (Ver 7 consejos para elegir la gestión documental óptima). Entre ellos, el sistema elegido debe ser integrable con otras herramientas que ayuden a potenciar sus capacidades, como pueden ser redes sociales corporativas o sistemas de gestión de notas de gasto en la nube.
Además, siempre hay que tener muy presente todas las cuestiones relacionadas con la seguridad y con la confidencialidad del documento y de la información que maneja la empresa.
