La oficina sin papel: 70 años de profecías
La oficina sin papel, es un concepto relativamente antiguo que data de los años 1940 cuando se da a conocer la idea de la oficina del futuro. Con la llegada de los ordenadores personales, esta idea toma renovado impulso, sin embargo, los modernos y cada vez más asequibles sistemas de impresión y fotocopiado causaron el efecto contrario.
Cabe destacar la aparición de un artículo aparecido en Business Week en 1975 que predijo la inminente adopción de la oficina sin papel. Por otra parte, 60 años de profecías dañaron mucho este innovador concepto a lo largo de los años.
Es con la llegada de Internet (Web y correo electrónico) que esta tendencia vuelve a retomarse toda su fuerza.
Hoy en día, la oficina sin papel está considerada una filosofía innovadora que permite trabajar con la cantidad mínima de papel convirtiendo todo tipo de documentos al formato digital. Con la aparición de cada vez más modernos y completos programas de gestión empresarial, MRPs y ERPs.
Con la madurez de conceptos como la Factura electrónica y la firma electrónica, se eliminan dos muros antes insalvables como la eliminación de facturas y contratos en papel. Gracias a la firma digital, las versiones electrónicas de dichos tipos de documentos se consideran incluso más seguras que sus predecesores.
El impacto de la oficina sin papel sobre el entorno puede llegar a ser enorme, solo en España se utiliza para la producción de papel destinada a la impresión de facturas, un bosque del tamaño de 700 campos de fútbol, cada año.
Debido a la facilidad de uso de los nuevos sistemas de impresión, entre los años 1980 y 2000 la cantidad de papel consumido en oficinas creció un 100%. A partir del año 2000 se detuvo este crecimiento y desde entonces ha empezado a decrecer el consumo de papel en las oficinas, teóricamente a causa del cambio generacional, la nueva generación prefiere leer los documentos directamente en la pantalla en lugar de imprimirlos para leerlos después.
En España, la adopción de la factura digital por parte del la Agencia Tributaria y el apoyo del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio de España han supuesto un gran impulso para la adopción de la oficina sin papel; si bien la adopción real, especialmente en las pymes es reducida, se han sentado las bases para su futuro desarrollo.
A pesar de que las iniciativas y previsiones sobre la oficina sin papel se remontan más de 70 años, la implantación práctica de ese concepto ha fracasado en términos generales.
Es necesario el desuso del papel para evitar la dependencia de este elemento si queremos hablar de un verdadero desarrollo tecnológico en la población.
