La gestión documental y los siete requisitos
Gestionar la información en una empresa de forma óptima es algo fundamental, ya que no hacerlo puede traer desastrosas consecuencias. Piensa en todos los documentos que genera y maneja una empresa: contratos, informes, facturas, escrituras… Contienen todo el conocimiento del negocio y las relaciones con el entorno. Además, las empresas cada vez tienen más información y ésta seguirá creciendo de forma exponencial, por tanto la centralización y la organización de ésta es vital.
Para manejar todo esto podemos (debemos) implantar un software de gestión documental que nos ayude a gestionar esa información. Pero la selección de este software no se puede hacer a la ligera. Debemos buscar un gestor que cumpla estas siete características:
1. Que sea fácil de usar. Que tenga una interfaz sencilla, personalizable, que se integre con otros softwares ofimáticos…
Algunos empleados, especialmente aquellos que no están muy familiarizados con el uso de documentos digitales, se pueden beneficiar del uso de un software que les ayude guiándoles por los diferentes procesos de captura, indexación, acceso y gestión de la información. Para asegurarse de esto pregunte a sus candidatos a proveedores cosas como:
2. Seguridad. Cada usuario debe acceder sólo a aquella información que le concierna. Se tienen que poder poner permisos y roles. Además, es importante que cuente con un workflow de aprobación para procesos.
3. Búsqueda de información. Mira que tenga plantillas personalizables para estandarizar las búsquedas de la documentación y menús desplegables con diferentes opciones que permitan a los usuarios inexpertos una indexación fácil de la documentación.
4. Escalable a futuras necesidades. Las necesidades que tienes hoy pueden ser totalmente diferentes dentro de dos o tres años.
5. Políticas de retención de documentación. El gestor documental debe permitir migración, depuración y destrucción de documentos dependiendo de las políticas de retención que te afecten.
6. Gestión de e-mails. Una mala gestión del correo electrónico obstaculiza gravemente la productividad. Es bueno que el gestor incluya un componente de gestión de correo electrónico que indexe, archive y permita búsquedas en mensajes y archivos adjuntos.
7. Administración y soporte sencillo. El personal de TI puede cambiar y el nuevo personal debe de ser capaz de entender rápidamente como realizar cambios de jerarquías de usuarios, aplicar nuevas normativas de acceso a documentos o implementar nuevas funcionalidades.
Conclusión
No te conformes con cualquier software de gestión documental. Podría ponerse en peligro la integridad y/o seguridad de la información que maneja tu compañía.
