¿Cuáles son los síntomas de una deficiente gestión documental?
Una deficiente gestión documental presenta habitualmente unos síntomas bien característicos. A continuación te los presentamos, para que, en caso de cumplirse alguno de ellos en tu empresa puedas poner solución.
Para empezar responde sí o no a estas dos simples cuestiones:
– ¿Se conservan en tu empresa documentos duplicados de forma que se acaba acumulando una gran cantidad de papel y ficheros innecesarios?.
– ¿Pierdes mucho tiempo en la localización y recuperación de documentos?
Si has respondido sí a estas dos preguntas tienes un pequeño problema. Creemos que necesitas una gestión documental más ágil y eficiente.
Algunos datos de interés:
– La duplicación de documentos alcanza, según los análisis de algunos expertos, el 20% de las hojas almacenadas. Se trata principalmente de copias que realizan otras personas o departamentos diferentes al que ha elaborado el original. Es una costumbre bastante extendida guardar una copia de cualquier documento «por si acaso», que, en el mejor de los casos, acaba en la papelera. Se mantienen documentos que han agotado su periodo de vigencia, lo cual repercute en la necesidad de un mayor espacio de almacenamiento, ya sea en el depósito de archivo, ya en el disco duro del ordenador o las unidades de almacenamiento utilizadas para realizar copias de seguridad. El almacenamiento de la documentación, tanto en papel como en soporte informático, es un coste oculto para las asesorías.
– La tarea de buscar documentos supone un coste que puede representar entre el 10% y el 20% del tiempo de trabajo del personal administrativo. Esto no sólo repercute en los gastos salariales, sino también en la dilación de los trámites administrativos y en la sensación de «estancamiento» que se genera en el ambiente de trabajo.
Con una correcta gestión documental solventarás los problemas anteriormente y conseguirás:
– Proporcionar una mayor garantía de conservar los documentos necesarios y, a la vez, asegurar la eliminación de aquellos documentos y expedientes que ya no sean necesarios a efectos legales o no tengan interés para el negocio.
– Permitir un acceso y una recuperación más fácil de los documentos y los expedientes, mejorando en general los flujos de trabajo documental de la asesoría.
– Disponer de más espacio y evitar el excesivo consumo de consumibles y material de archivo (papel, carpetas, disquetes, cartuchos de tinta, etc.).
