Los 10 principios en los que se debe basar la Gestión Documental

Debemos facilitar la tarea de las gestión documental comenzando desde lo más básico: nuestros propios usuarios, es la parte fundamental para una gestión cómoda y sobre todo, rápida y de calidad.

Para Maish Nichani, un experto en diseño de interfaces de usuario y autor de «Organizing digital information for others», los 10 principios en los que se debe basar la Gestión Documental para usuarios de intranets son:

1. El contenido web: La información que no sea adecuada para documentos (doc/odt/pdf) como por ejemplo listas de usuarios o directorios temáticos, debe ser ofrecida en el propio entorno web de la compañía. Así se evita abrir aplicaciones «extras» para consultar este tipo de datos tan utilizados.
2. Normalización de nombres de ficheros y carpetas: por razones evidentes de control y no menos importante para familiarizar al usuario con el entorno.
3. Control de versiones de los documentos. Un único documento puede tener múltiples versiones, pero cada versión no puede generar diferentes documentos.
4. Acceso y posibilidades de consulta. Control de perfiles de usuario.

5. Los principios del «check-in», «check-out» en la edición de los documentos.
6. La colaboración y cooperación en la creación de documentos, más allá del envío vía mail de nuevas versiones.
7. El uso de plantillas o modelos. Una plantilla para cada tipo documental.
8. Workflows. Clave para el funcionamiento de la gestión documental.
9. Suscripción a alertas. El usuario puede recibir un aviso cuando el documento se actualice, se cree, o se le asigne una tarea.
10. Acceso a los documentos cuando el usuario no se encuentre en la sede y dentro de la intranet de la organización (el autor lo denomina «Offline Access», que puede entenderse como esa «cloud» permanente).