Tendencias que vienen en gestión documental
La tecnología avanza de forma vertiginosa en nuestros días y la gestión documental también se va a ver influenciada con estas tendencias y avances tecnológicos, resumimos las tendencias que afectan a la gestión documental en nuestras organizaciones.
La seguridad de nuestra información y la convivencia entre los soportes físicos y los electrónicos.
“Más vale prevenir que curar” Hay profesionales que viven con el “ya lo dije yo” cuando ha ocurrido un problema inevitable. Por ejemplo cuando se estropea un archivo irrecuperable, los profesionales del grupo Deloitte se pueden enorgullecer de decir “lo hice” en lugar de “lo dije” ya que el archivo de Deloitte estaba duplicado cuando se quemó en Windsor.
La seguridad es un asunto preocupante en las empresas, a diario salen noticias sobre espionajes, la NSA, Wikileaks, fugas de información, incluso a nivel particular; que ponen en entredicho la seguridad de los sistemas de información.
Haciendo una comparativa entre la seguridad aplicada a instalaciones, soportes y procesos físicos con la seguridad en el mundo de la documentación electrónica, podemos decir que para tratar de preservar su información de forma segura las empresas deben cumplir con la Ley Orgánica de Datos (LOPD) y la ISO 27001 en sus propias instalaciones y procesos. Aparte de mantener una serie de cuidados para no estar expuestos a diferentes ataques.
Sí a la nube
Hoy en día no se puede concebir una plataforma tecnológica que no esté disponible en la nube. Y es que son muchas las ventajas que te ofrece la gestión documental on cloud: te olvidas de la infraestructura hardware, de los costes de mantenimiento y además, ganas en seguridad, en disponibilidad, en escalabilidad, cuidas del medioambiente y obtienes con gran facilidad las actualizaciones de software, entre otros beneficios.
Los Smarthphones y la era digital de la gestión documental.
Conscientes de que hoy en día la movilidad es vital para cualquier negocio, hemos hecho la gestión documental neodoc totalmente móvil. Gracias a su diseño sensible al dispositivo, podrás acceder a neodoc desde un terminal móvil o tablet, ya que es accesible desde cualquier dispositivo con navegador. Asimismo, al haber implementado estándares como CMIS, podrás entrar al repositorio de neodoc desde un cliente que cumpla este estándar.
Gracias a las nuevas tecnologías, administrar y almacenar de forma electrónica todo tipo de archivos está consiguiendo reducciones de costes y aumentos de productividad a pasos agigantados.
Las facturas más rápidas, ya no habrá que «picar» la contabilidad
A pesar de estos grandes avances ya presentes, una de las tareas más tediosas de estos procedimientos es la de picar facturas todos los meses. Si sueñas con automatizar este proceso, la solución neoscan lo hace posible. Ahorra tiempo, costes y errores
neoscan es la solución de neodoc Capture para tus facturas. Se trata de un software de digitalización y captura automática de la información contenida en las facturas. Con un solo “clic” neoscan podrá:
1. Escanear de forma certificada lotes de facturas.
2. Extraer automáticamente la información útil de las facturas.
3. Verificar los errores de forma automática.
4. Contabilizar automáticamente sus facturas.
5. Integrar de forma ágil la información en sus procesos de negocio.
Esta tendencia puede contribuir sustancialmente a una reducción de la burocracia y mayor flexibilidad y fluidez en cada trámite. Esta transformación puede acarrear un ahorro sustancial en los costes empresariales y en el gasto público, a la par que un menor estrés social.
En los próximos años veremos por lo tanto muchos avances la de gestión documental que conseguirán que escanear, acceder y modificar información sea mucho más sencillo y rápido de lo que podríamos imaginar.
